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项目物业管理档案的建立与管理主要是环绕执行规章制度而进行的,严格执
行规章制度,就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。做到每
一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录,并配备档案管理人员,
对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析、改
进、预防和提高提供可靠的依据。
1、物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系,对所展开的每
一项工作进行记录,作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。
2、有利于规范管理,理顺管理关系。物业管理的对象是物业,包括房屋主
体建造、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等,服务对象是
物业使用人,服务范围广泛,管理对象多而复杂,监督艰难。建立一套完善规范
的物业管理档案,既便于有条不紊地开展工作,又方便客户对管理工作进行监督,
使我们的服务始终能满足客户的要求。这样不仅仅要求我们开展实实在在的工
作,而且要求我们能想客户之所想,客户未想到我们也已想到,客户想到的我们
已做好,真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或者之后必须做好记录,
并及时对客户进行回访,根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管
理规范化,决策科学化,工作程序化,最终达到客户满意。
3、有利于采集有关法律、法规,及时引进管理的新方法、新理念,作好来
往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作,使我们的工作做到有法可依、有
法必依,并不断改进和提高,始终保持管理的科学性、规范性和高效率。
综前所述,档案资料管理工作作为物业管理的软件部份,与硬件的管理同等
重要,缺一不可,两方面的工作必需齐头并进才干达到规范化管理的要求。
1、我公司在建立完善档案资料过程中,为使其更加科学、严谨、高效,已
经导入ISO9000质量管理体系,结合项目的具体情况,我们将导入ISO14000、
OHSAS18001管理体系,根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及
质量体系中的质量记录控制等程序,使物业管理档案的建立有章可循,有根可查。
在具体执行过程中,我公司采用三个层次的档案资料管理模式,因为整合型
管理体系并非包罗万象的,许多规章制度的建立与是实施在管理体系的控制之
外(如财务管理等)。此外,须接受行学校师生主管部门的指导和监督,并执行
相关法律法规,结合这一特点,管理处档案管理的三个层次如下:
(1)以建设部颁发的《和谐星级项目》建立挂历方案框架,整个公司的档
案资料架构都采用统一格式,此为档案管理的第一层次:
(2)结合项目的实际情况,导入ISO14000、OHSAS180001管理体系,
对公司ISA9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行
适应性修改,并融入到架构中形成项目档案资料的第二层次;
(3)在物业管理实际运作中,以执行整合型管理体系文件及相关规章制度
形成的各种现场、实际记录为内容,补充到管理档案架构中,形成档案资料管理
的第三层次;
公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本(包括目录和具体
内容样本),然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。
3、按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。由于项目的特殊性,其
资料的涉及面既多又广。因此,许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保
密方式保存,对时常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存,严格按档案管
理相关制度进行。
4、所有资料实行“双档”(电脑档案、文本档案)管理。
1、建立健全物业管理各类档案,目的主要在于为物业管理公司各级领导,
上级有关部门分析、总结、部署、调度物业公司工作和对物业公司工作做出决策
提供准确、可靠的依据。管理处确定一位项目管理人员具体负责和指导资料的收
集、分析、整理、立卷、归档等建档工作。
2、档案由档案管理人员专人管理。管理处应设档案柜,明确专职(或者兼
职)人员具体管理。
3、全面系统地建立健全物业管理竣工档案、竣工图、物业使用人档案、装
备管理档案、维修档案、巡视记录档案、运行档案、投诉与回访记录,物业档案
按类以时间为序建立,物业的普通人事档案,普通职务档案和业务档案按人头建
立。
1、档案人员应按档案资料采集范围及时采集各种档案资料,并将筛选后的
资
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