商务英语电子邮件写作六大原则.docx

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

1、亲切自然：可以用We就不要用You

每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用

「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我／我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。

官样e-mail：Yourmailhasbeenreceived.

亲切e-mail：Ihavereceivedyourmail.

官样e-mail：Yourcomplaintisbeinglookedinto.亲切e-mail：Wearelookingintoyourcomplaint.2、一针见血：可以清楚就不要模糊

写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

模糊字：contact

清楚字：call／write／visit模糊字：soon

清楚字：byMarch15

3、言简意赅：可以一个字就不要两个字

大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。

冗长句：Thepaperjamhadtheeffectofadestructiveforceonthecopymachine.

精简句：Thepaperjamdestroyedthecopymachine.

冗长句：Wehaveenclosedabrochurewhichshowsfurtherdetailsofmanufacture.

精简句：Theenclosedbrochureshowsfurthermanufacturedetails.

4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字

每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

迂回句：Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation.

朴实句：Wehopetohavetheopportunitytoworkwithyouinthefuture.

迂回句：Thechoiceofexogenousvariablesinrelationtomulti-collinearityiscontingent

uponthederivationsofcertainmultiplecorrelationcoefficients.

朴实句：Supplydeterminesdemand.

5、有技巧的表达：永远让人觉得yourehelpful

同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。

拙劣说法：Obviously,ifyou’dreadyourpolicycarefully,you’dbeabletoanswerthese

questionsyourself.

漂亮说法：Imgladtoclearupthesequestionsforyou.

拙劣说法：Inordertocompletetheclaimyoumade,simply..

漂亮说法：