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办公室日常治理制度内容:
1、
员工日常行为标准(着装、言行举止)
2、
文件治理方法(收发文、存档、编号、含文件的治理)
3、
接待治理标准(参观接待、前台接待)
4、
报刊、图书的治理标准(定阅、借用、整理)
5、
印章治理方法
6、
宣传物料张贴治理方法
7、
区域规划及坐位调整治理方法
8、
证照治理方法
9、
、快递件治理方法
10、
行政奖惩治理方法
11、
办公室工程建设治理方法
12、
办公室基建设备修理、保养治理方法
第一节 目的
为标准办公室日常工作的治理,制造文明的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,特制定本制度。
其次节 合用范围
本治理制度合用于XXX全体员工。
第三节 治理职责
行政部负责企业办公室日常工作事务的监视治理工作,各部门经理负责帮助各项事务按流程制度顺当完成。企业全部员工应按企业规定做好各项事务。
第一节一、着装要求:
员工日常行为方法
上班时间员工着装得体、大方、干净,直销事业部的员工必需穿着公司统一发放的工服。女员工上班时间不行着浓妆,勿佩戴过多饰品;领口过低,裙、裤过短的服 装制止穿着。男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。
二、 员工举止要求文雅、礼貌、精神
对待上司要敬重,对待同事要礼貌,对待客户要热忱,处理工作保持头脑糊涂、冷静,提倡微笑待人,微笑效劳。出入会议室或者上司办公室,主动敲门示意;出入房间顺手关门。严禁说脏话、忌语,要使用文明用语。见到领导时应主动打招呼,向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。公司员工
不得随便传播公司负面信息,如有违反者,行政将直接找该员工上级洽谈及确认处理方案。
三、办公室上班时间应留意事项
1、制止在上班时间玩玩耍、进展与工作无关的网络谈天(具体详情按IT治理制度执行)
2、公司的电脑、机、复印机原则上不能用于私人用途,假设有特别原因,须事先向行政部提出申请 ,经批准前方可使用。
3、员工产生打印或者后的稿件,应马上拿走,制止堆放在机或者复印机上。一经觉察超过三次以上,将掌握其打印、的功能。
4、严禁在上班时间内使用公司播打私人;上班时间如需接听或者拨打私人手机,应做到言简意赅、长话短说,不允许长期接听或者拨打私人。
5、工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。
6、工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应准时解决可能存在的冲突和问题。
其次节 文件治理方法
一、 企业依据文件的内容不同,可划分为以下3个等级
1、 隐秘,指重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。 (例:章程、证照等)
2、 机密,指不宜向企业以外人员透露的文书。(例:合同、报价表)
3、 一般,指非机密文书。附有其他调查问卷等的重要材料应另作处理。二、 文件的收发治理
1、外部文件到达由行政部接收,并按以下流程发放。签收、登记、分类、重要文件
经总经办审批前方可发放;一般文件则由行政部直接发放至承办部门。 (详情见收发文流程)
2、内部文件由承办部门拟稿、经总经办审批后由总秘直接发放至承办部门。(详情见收发文流程)
三、 文件归档保管
1、外部文件则由行政部签收后行政助理保管,按“完整、有序”的原则对文件进展整理,按所属单位、文件的机密程度进展归档保存。
2、内部文件由行政执行完结的文件交行政经理保管,按“完整、有序”原则对文件
进展整理,按所属部门、类别、文件机密程度、整理编号和保存年限进展登记及归档保存。
3、企业个人不得保修企业文件,凡参与会议带回的文件,应准时登记归档保管。调离职企业的员工应将文件和记录本清理移交。
4、文件保存年限:①永久保存文件②保存 5年文件③保存1年文件(详情见文件治理年限表)
四、文件治理留意事项
1、隐秘级以上文件,一律存放在保险柜或者带锁的文件柜中。
2、保存期满或者没必要连续保存的文件,经主管打算,填写销毁的理由和日期之后予以销毁,销毁后要填绡文书销毁记录表。机要文件一律以粉碎的方式销毁,任何个人不许擅自销毁文件或者当废纸出售。
第三节 接待治理方法一、接待分类
1、预约接待,先以公文或者预先商定接待的时间与地点。
2、团体接待,企业或者社会团体商定来访的接待。
3、重要来宾接待,包括政府领导、国内外各大企业负责人来访。
4、临时接待,未预约临时来客的接待。二、预约接待治理
1、各部门在接到重要的来访预约后,需填写“ 接待申请单”报行政部,并帮助拟定接待打算。
2、需企业领导出面、行政部协调的重要接待,相关部门应提前 2天通知行政部,对时间紧迫的临时重要接待任务,经总经理允许,可地完成接待任务工作后补
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