商务活动分析和总结.docx

1商务活动 会见与会谈 会见 会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为接见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。 就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事物性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半个小时左右，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性，时间较长，也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。 会谈 商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。 会见与会谈的关系 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。 会见与会谈的准备学习目标 能够完成会见与会谈活动的准备工作，了解会见与会谈的相关知识。 会见会谈是企业常见的商务活动，为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必备技能之一。会见与会谈前的充分准备是保证会见与会谈成功的关键。（案例）对会见与会谈前的准备做好全面检查，以防工作中出现疏漏。一旦发现问题，要及时采取补救措施。（案例）⒈收集对方的相关资料 ⑴

对方求见目的⑵对方的求见对象。⑶对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。⑷对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。⑸主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。 ⒉ 通知主方参加会见与会谈的人员⑴通知主方接见人⑵通知主方陪同人员⑶通知主谈人⑷通知其他会谈人员 在主方参加会见与会谈的人员确定后，秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好准备。⒊了解会见与会谈的地点和时间 ⑴会见的地点和时间地点：主人的办公室、会客室或小型会议室、客人的住所。 会见的时间应根据会见的性质来定。礼节性的会见，一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见，则根据需要确定时间。⑵会谈的地点和时间会谈地点：客人所住的宾馆会议室。会谈时间：应先征求对方的意见。

⒋通知对方

A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。B、了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。C、重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 ⒌场所的布置及座位安排 ⑴场所的布置A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗）。C、现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。D、如果参加会见和会谈的人数较多，主谈人说话声音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的

文具，以备工作需要。 ⑵会见和会谈的座次安排会见的座次安排：遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有

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方人员

一

二座位通常排成扇形或半圆形。会谈的座位安排：

双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图（一），或进门后的左侧如图（二），双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位

卡，涉

外会

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座

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{译员}

主宾

6

4

2

1

3

5

7

7

5

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1

2 4

6

{译员}

主人

（一）

――――

正门

—―――

客

主

方

（二）

方会见与会

谈的基本程序 一学习目标 通过学习，秘书人员要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作。 ⒈迎接

会见、会谈时，主人应提前到达。⑴迎接地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口迎候。⑵迎接人员：主任、接待人员。接待人员在大楼门口迎候客人，并引入会见厅。重要来宾进门后，应由代表团团长向主人一一介绍代表团成员；对一般来宾可以在入座后分别介绍宾主双方。⒉致辞、赠礼、合影

⑴致辞：主宾双方均可致辞。⑵赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。⑶安排合影如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般