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XX集团

接待管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

本管理制度规定了公司部门及员工对上级或同级领导来我公司访问调研、

参观指导以及客户来我公司洽谈业务、学习观摩等事宜的接待人员标准、礼仪、

要求和标准.

本管理制度的实施,是为了保证能够给到访我公司的领导与客户提供一个

满意的接待服务,使公司能够给领导与客户留下一个的管理规范、员工优良的整

体印象,为公司进一步的发展创造宽松舒适的多边环境.

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门和全体员工.

第二章职责分工

第三条凡属来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客,一律采用

总裁办登记、对口部门接待的办法,谁接待、谁负责,贯彻始终.

第四条对口部门要在外来宾客到来前,需提前通知总裁办,联络好有关

事宜,提出书面的外来宾客参观申请,经部门负责人批准签字后,报总裁办,总裁

办主任审批.总裁办是公司接待工作的管理者,公司级重大接待活动由总裁办负

责.如重要来宾前来参观、访问,需及时上报行政总监/总裁,并由对口部门和总

裁办共同承办接待事宜.

第三章具体规定

第五条接待原则

1、坚持热情、诚恳、周到、节约的原则；

2、坚持安全第一原则,包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等；

3、坚持请示汇报制度,凡遇到超出职权范围,难以解决的问题,应主动请示.

第六条接待类型的划分

按接待层次分,接待可分为公司级、部门级接待两大类型.

第七条接待费用的审批

对于公司级的接待,由总裁直接审批接待费用的预算.

对于部门级的接待,各部门需在年初时提出对于来宾进行招待费用的预算.

在实际操作中,接待费用按照总体的预算进行控制,对于超出预算的费用和

因特殊情况而发生的重大单项费用,则必须经过总裁审批.

第八条对于来宾的接待标准,根据实际情况进行安排,总的费用控制原

则是“节俭、务实”.

第九条接待办法

实行凭单接待,登记备案的办法.

1.凭单接待.接待对口部门在来宾到达前,必须提前三日特别是重大接待,

最迟不得晚于一日仅限一般接待填写接待工作单见附件1报送总裁办.

2.登记备案.总裁办接到接待工作单并进行审核,做好接待准备工作,必要

时应向行政总监、总裁汇报接待工作.

在接待过程中,因临时需要购买的物品如烟、茶及有关物品,必须经公司领

导或总裁办同意后方可购买.

第十条公司重大接待活动的程序

一制订接待方案

1.接待对口部门应向总裁办提供有关活动的性质、目的、特点、程序,以

及宾客的基本情况,如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息,总裁办围

绕活动总体目标,制定出可行性的接待方案.

2.制订接待方案应注意以下事项：

接待计划内容应尽量详细周密.日程安排要体现出高效率、快节奏.

主要内容应包括：食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交

通用车、宣传报导等.

二接待方案实施前期准备工作

1.总裁办制订接待方案,报总裁批准后,组织实施.

2.明确参加人员.总裁办视接待需要确定参加人员,如需其他部门相关人

员参加,则通知部门负责人,由其落实本部门参加人员.

3.分配接待任务.召集参与接待工作的全体人员,将任务逐项分配,把责任

落实到人,同时把接待日程印发给有关人员,便于提前准备,相互协同配合.

4.总裁办要在宾客到达前,检查落实接待各环节安排情况,发现问题,及时

纠正.

三接待方案的实施

1安排食宿.接待人员应严格按照总体的预算控制进行接待安排.

2商定活动日程.住宿用餐安排妥后,接待人员应与来客中的负责人商定活

动日程,如需变动,在充分尊重来客意愿基础上,对原定日程作适当修改,并向公

司领导汇报,及时通知有关部门.

3组织活动.接待人员要按日程精心安排组织各项活动,预订返程车机、船

票.

4收尾工作.有关部门要协助总