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物资采购实施细则(试行)
第一条为满足公司经营活动需要,加强项目物资采购管理,规范采购行为,降低采购成本,提高经济效益,并使工程建设顺利进行,根据公司有关规定,就工程建设中材料及设备采购、定价事宜,制定该实施细则。
第二条物资采购范围:
(一)物资的范围包括:公用设施、设备、周转材料、低值易耗品、安全文明标准化工地用料和工程材料等。
(二)物资采购活动包括:公用设施、设备、周转材料的购置或租赁,以及低值易耗品、安全文明工地用料和工程材料的采购(以下简称物资的采购)。
第三条职责分工及权限:
(一)职责分工
公司物资采购工作采用“集中采购”的模式,由材料部实施。具体分工如下:
1、由项目部提前至少5天(大综材料至少7天)提出物资采购计划,对计划单的数量、要求进行详细审核把关;并上报工程部、预算部审核后,转送材料部。
2、由材料部会同工程部、预算部、项目部对需采购物资的品牌、质量、价格考察评选对比,提出推荐意见,上报总经理签字批准后,全面负责对各工程物资的采购工作。
(二)职责权限
1、材料价款一万元以上(含一万元)材料、设备采购必须招标评选供应商后签订采购合同。
2、材料价款一万元以下的材料采购,原则上可以不签订合同。由项目部材料员自行询价报项目部审核后进行采购。
第四条物资需用计划编制流程:
1、项目部专业工长提出物资需用计划;
2、项目部技术负责人审核规格、型号、材质等;
3、项目部预算员审核物资数量、使用部位等;(项目未配时,技术负责人代替)
4、项目经理审批并签字后,属项目部采购权限的材料,移交项目部材料员进行采购。项目部采购权限以外的材料,报工程部、预算部审核后转交材料部;
5、材料部收到采购计划后,选择供应商会同工程部、预算部、项目部进行综合评定;
6、经招标评选推荐的供应商,上报总经理批准后签订采购合同。
第五条合格供应商的评价和确定:
材料部根据工程部审核后的采购计划,每种材料选择不少于三家的供应商进行封闭报价,会同工程部、预算部、项目部进行综合评定。经评定选择其中一家供应商,对需要数量较大的产品可选1~2家供应商。
供应商的选择可以通过项目推荐、互联网、宣传册(合格供应商)厂家中选取;
已核定的材料,采购单价如需上涨或降低,应附上书面原因说明。
长期报价采购。凡经常性使用,且使用量较大的材料,应事先选定厂商,议定长期供应价格。
初步沟通并完成询价后,在“订购汇签单”上详细填列以下事项。
=1\*GB3①询价或议价结果及拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”;
=2\*GB3②注明与厂商拟定的付款条件。
第六条物资招标采购流程
1、编制物资需用计划(附件一);
2、编制招标文件(附件二);
3、市场询价(项目部及材料部各提供至少三家报价);
4、选定合格投标单位;
5、组织招标,并确定中标单位,同时填写《设备物资招标采购评审表》;(附件三)
6、对中标结果进行公示;
7、签定供货合同(见公司合同样本)。
所有物资招标采购均要按照上述程序实施。
其中,由业主或建设单位提供材料的,因供应不及时或数量不足时,经业主或建设单位同意,需要公司采购时,首先要落实资金来源,其材料价差要在订购前征得业主或建设单位认可。采购完成后,及时向业主或建设单位结算材料价差。严禁分包队伍直接到业主或建设方领料。特殊情况下需超计划供料时,须经公司总经理批准后方可供料。
第七条物资合同的签订
(一)合同签订流程:
1、材料部门(项目部材料员)起草合同;
2、工程部(项目部)审核;
3、由办公室部上报主管领导审批;
4、批准后盖公司合同章,同时公司总经理在合同上签字;
5、合同原件由物资供应商、材料部、办公室、工程部、财务部各存一份。
(二)在签定业主指定材料供应商或由业主代付材料款的采购合同时,必须由业主作为丙方加盖印章,以承担工程材料的质量、数量、期限、接收价格、付款等责任风险。
第八条物资的验收及出、入库管理
1、物资到场验收工作由项目部负责。进场的材料由专业工长、质量员、库管员共同进行数量和质量验收,做好记录和标识,不合格的材料应更换、退货,严禁使用不合格的材料。材料在进行接收前,首先要将供货单位提供的质量证明书或合格证、装箱单、发货明细表等与采购计划进行核对,看是否与合同相符。其次数量清点要在材料接收时一次进行,应当采取与供货单位统一后的计量方法进行验收,以实际验收的数量为实收数。另外,一般只做外观形状和外观质量检验的材料,可由项目部材料员自行检查,验后做好记录。
2、进入现场的材料,应有生产厂家的备案证明书(复印件)和材料证明(包括厂名,品种,出厂日期,出厂编号,试验数据)和出厂合格证,要求复试的材料要有取样送检证明报告。新材料未经试验鉴定,不得用于工程中。
3、
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