电子文件归档与管理--课件.pptVIP

随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：序号：2010001*PPT课件随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：随县档案局2010年度电子档案序号：2010001*PPT课件（3）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。

（6）环境温度选定范围：15℃－25℃；相对湿度选定范围：35％－45％。*PPT课件PPT课件电子文件归档与电子档案管理*PPT课件目录一、电子文件概述二、电子档案三、归档电子文件整理四、电子档案移交与接收五、电子档案利用六、电子档案销毁*PPT课件一、电子文件概述（一）基本概念电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。*PPT课件（二）电子文件生成方式1、计算机系统生成（1）办公系统(如office系统）（2）各类业务信息系统2、数字加工设备生成（1）扫描文件（2）拍照（3）采集*PPT课件（三）电子文件的分类1、文本文件：在计算机上使用文字处理软件和在磁介质上生成的文件，如Word、Wps文件。2、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，一般是以数据库的形式存在的。3、图形文件：采用计算机辅助设计（CAD）或绘图获得的静态图形文件，如设计模型、图纸、图画等文件。*PPT课件4、图像文件：采用扫描仪、数码相机等生成的静态图像文件，如bmp、jpg文件。5、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件，如数字影视片、动画片等。6、声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的记录声音的文件。7、命令文件：即计算机程序，如常用的office、金山办公软件等。*PPT课件1、真实性原则：就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（四）电子文件管理原则

*PPT课件2、完整性原则：是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。包括两个方面：一是作为记录社会活动真实面貌，并且数量齐全；二是每一份电子文件的内存、结构和背景信息没有缺损。*PPT课件3、有效性原则是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。*PPT课件4、全程管理原则电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。*PPT课件二、电子档案（一）电子档案的含义电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。*PPT课件1、电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。2、电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。3、电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。4、电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。*PPT课件（二）电子档案归档方式1、逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。2、物理归档：把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）至耐久性好的载体上，脱离原载体。*PPT课件物理归档与逻辑归档的区别：物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。*PPT课件（三）归档时间与范围1、归档时间逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文件时即收集归档。物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。*PPT课件

2、归档范围

电子档案归档范围原则上与纸质档案的归档范