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选购与付款业务流程
选购业务流程
请购。业务部门或仓库治理部门提出选购申请,请购权的安排方式会随着企业经营性质发生变化,企业本着提高效率的原则安排请购活动。
原材料或低值易品请购。由生产或使用部门依据生产打算、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对,确定实际需选购数量。
日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出,由本部门主管和财务资金预算主管人员审批,由选购部门选购。
例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的选购,经过特别授权指定特地人员提出选购申请。
请购中要编制选购申请单,一式三份,本部门一份,一份财务部门,作为编制选购资金预算的依据,另一份传递给选购部门,作为编制选购实物预算的依据。选购申请单传递中要审核批准。
选购实施。选购部门首先进展询价,初步确定供给商的选择范围。然后安排竞标投标事项,确定供给商。再一步与供给商签订选购合同。最终由选购人员编制选购订单,确认选购业务。同时选购人员将商品分批运回企业,并监视运输过程。
验收。验收部门依据选购订单及选购合同执行验收,对商品质量、数量等考察,形成验收单,验收单一式三份,验收部门一份,仓管部门一份,作为入库和保管的依据,会计部门一份,作为选购业务核算的原始凭证。
会计处理。选购人员将请购单、选购订单、选购合同和有关凭证准时传
递给会计人员,验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门,
业务部门需求分析和市场调研财务部门
业务部门
需求分析和市场调研
财务部门
提出选购申请
审批
选购部门
请购单1
请购请单购请1单购单2
3
审批
请购单2
选购实物预算
审核批准
选购资金预算
资金使用卡
与供给商联系
确定价格编制选购订单
拔付款项
执行选购业务
提出付款申请
进展货款结算
将选购商品运回
验收部门
进展验收
选购合同
请购单
验收请单购请单1购2单3
验收单2
选购订单
验收单1
仓库部门
编制凭证汇总表
编制记账凭证
审核
核对
登记总账
登记明细账
付款业务流程
付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。选购部门提出付款申请,会计部门从两条线处理该业务,一是出纳人员的付款流程,二是会计人员的核算流程。
付款流程。〔1〕相关人员审核供给商发票;〔2〕出纳人员依据审核后的供给商发票支付款项,在付款凭证后附付款支票、选购订单、验收入库单、供给商发票;〔3〕出纳人员编制付款记账凭证,并进展审核;〔4〕依据记账凭证编制记账凭证汇总表,并据以登记银行存款日记账。同时与选购部门共享原始凭证,选购部门登记选购明细账。
会计核算流程。〔1〕会计人员依据选购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式;〔2〕依据结算方式确定选购业务形成的负债;〔3〕依据出纳人员付款状况编制记账凭证,并传递给相关部门审核;〔4〕会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表,并据以登记总账和明细账。〔5〕定期与选购付款有关的总账和明细账核对;定期将应付账款明细账和供给商供给的发票核对。
选购部门
选购部门
提出付款申请
会计部门
供给商
卖方发票
确定结算方式
应付账款
预付账款应付票据
付款审核
编制付款单据
出纳执行付款
附件:选购订单
选购申请单
附件:
付款支票
验收单
选购订单 付款申请单
选购合同
验收单
编制记账凭证
卖方发票
卖方发票
选购明细账
编制记账凭证
审核
进展货款结算
核对
核对
记账凭证汇总
登记银行存款日记账
应付账款总账
物资选购总账银行存款总账财务费用总账
明细账
明细账明细账明细账
选购与付款业务中的不相容职务及部门职责
不相容职务
企业选购与付款业务的不相容岗位至少包括:
〔一〕请购与审批;
〔二〕询价与确定供给商;
〔三〕选购合同的订立与审核;
〔四〕选购、验收与相关会计记录;
〔五〕付款的申请、审批与执行。
选购与付款部门职责
选购部门。主要负责建立、实施本企业和供给商、市场主体的选购契约关系,编制和处理请购单,签署选购订单或合同,执行企业的选购流程,并对选购活动过程进展掌握和监视。主管人员或审核授权人员还要负责审核选购发票的内容是否完整、合法。
财务部门。负责对选购活动资金运动过程进展掌握,确认、计量选购业务活动的会计信息,进展选购资金的结算和使用掌握。主要掌握活动包括负责制定选购资金预算和使用标准;传递选购资金运动的结算单据和凭证;通过设置特地治理选购业务的会计岗位对选购活动进展会计核算。
使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺状况,提出选购申请,按规定格式编制请购单据。评价供给商劳务或物料质量和效劳等信息,监视选购实施过程。
使用部门要指定特地人员为申请购置人员,负责编制申请购置的文字材料及相关业务的处理。
仓库治理部门。负责选购商品的临时接收、贮存和保管,实现选购商品在仓库内的安全。
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