采购与付款内部控制制度.docx

第

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1。目的

选购与付款内部掌握制度

为了标准集团及下属企业的选购与付款活动的内部掌握治理,明确该局部内部掌握的要点，特制定本制度.

适用范围

集团总部

2。2各二级集团、控股子公司依据本制度精神,参照各自的业务状况另行制订具体制度，报集团财务治理中心审批后执行.

3。选购与付款内部掌握目标

3.1保证与其他业务活动的要求全都.选购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供给商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等,必需依据单位实际业务需要进展.

3。2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和准时性。

3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务

3。4保证账款按期归还,维护单位对外信誉。

4。选购与付款掌握的主要凭证和记录

单位应在选购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的选购登记制度，加强请购手续、选购定单或合同、验收证明、入库凭证、选购发票等凭证和记录的相互核对工作。

4。2凭证和记录的设计和编制要求：

4。2.1特定的凭证必需由特定岗位的特定人员编制、其他人员不行替代.

。2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。

4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应当结合起来，但应与业务的授权严格分别。

4。3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进展。

4.3.4凡有条件编号的凭证必需编号。

4.4选购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种：

4。4。1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交选购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号.

4。4.2订购单或选购合同：是由选购部门填写，购销双方应当共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。

4.4。3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进展验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或承受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达选购部门、财务部门和接收部门。

4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。〔可与验收单合并使用〕

4.4。5卖方发票。

4.4.6付款申请单。4.4。7业务台账。

4。4。8财务帐证:转帐凭证、付款凭证、材料选购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐.

4。4。9卖方对账单。

5。选购与付款掌握的不相容职务

5.1请购与审批

选购申请必需由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体选购工作由选购部门完成.

5。2询价与确定供给商

选购询价人员没有对供给商选择的打算权

5.3选购合同的订立和审计

选购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分别5。4选购与验收

选购人员不能同时兼任选购物品或劳务的验收工作。

选购、验收与相关会计记录

选购、验收、保管人员不能同时兼任账务记录工作。

5。6付款审批与执行

5。6.1付款审核人、审批人与付款执行人相分别

。2付款审批人、执行人不能同时办理确定供给商和价格业务

5。6.3记录应付账款不能办理付款业务.

业务操作要求

集团对各公司的选购和付款具体要求如下:

选购

选购部门应视材料使用状况、用量、选购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的选购作业方式办理选购业务。

6。1选购作业方式包括；

6.1。1定期合同选购：主要用于选购生产过程中不行或缺的或常常使用且市场价稳定的材料。

6.1.2特约厂商选购：主要用于选购用量、费用不太高的单项材料，在付款前应送选购部门审核，不高于市价时予以付款。

6.1。3一般选购：不适用以上两种方式的选购由选购部门按请购部门提出的请购单,逐笔询价、议价、并了解交易条件后订购。

6。2期限

6。2。1选购部门应依据请购部门提出的“需要日”办理选购.选购部门应召集有关部门依据材料特性、选购地区及市场供需状况拟订各项材料选购作业处理期限，呈主管领导核准。应以供货合同拟明的交货期限为准，加记请购呈交批准及验收所需时间。

6。2。2原订选购作业处理期限变更时,选购部门应专函报告具体缘由，呈主管领导核准后，通知各有关单位,以利于存量管制及适时提出请购。

6。3询价

。1选购部门收到“请购单”时，即加盖受件章，转选购经办人员办理询价。

6。3.2选购经办人员收到“请购单“,先推断请购材料的名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确,有无供给厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者,注明“填单特别,说明欠祥”等字样后退请购部门修订。

6。3。3对于加工合同选购工程，选购部门应要求厂商填具“本钱分析表”连同报价单一并送来，作为议价参