采购管理系统流程-完整.docx

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采购管理框架及流程图示

前言

采购的描述

部门：采购是一个公司的第一道入口，即是所有物料的入口，也是对外形象的第一道窗口（尤其是业形象），责任重大，决定了必须是公司高层高度关注和明确指导的部门，对采购的管理也必须树立以公司利益为工作的唯一原则；同时，采购和销售一样，除了公司部管理外，还有对外的广泛管理（供应商、物料市场等），所以采购部必需兼备‘严格纪律和开放意识’的双重特性；

人员：采购管理者也需要兼备严格的纪律和开放的心态，个人感觉，有些类似外交人员，坚守利益，又不失变通；才能坚持利益，并在变化中谋求利益，真正的为公司服务。

采购人员的形象，应该是一副：工作如履薄冰、执行事无巨细、谈判纵横开阖的样子。过分的自信和粗放的管理都将是致命的。

团队：如何打造出这样的一支团队，是综合性的工作，下面进行框架与流程方面的描述（培训和激励的说明不在本文中）。

框架和流程

下面，我就采购中，具体的工作原则、工作容和配置、工作模块、工作流程，进行规划和描述：

一、 工作设置的主要原则管理原则：威严而型管理

流程设置原则：一流流程，二流人才监督原则：业务公开，威慑喝阻

人员配置原则：定岗定人，分工高效

库存控制原则：提前计划、备货成本、供货及时的三要素平衡供应商管理原则：强势、低成本、多信息三要素

资源管理原则：资源不分外彼此，只要对公司有利的，都要运用部门间合作原则：紧盯

二、 工作容和配置的简要说明Δ部门的管理：在专横而集中、威严而、粗放而自由的三类管理中，针对采购

部门的特点，选择威严而型，以实现部门兼备严格纪律和开放意识的双重特色。

Δ流程的管理（分流程和报表两块来说）：主要是分两点，1、主干工作的业务流程（客户评审和开发、计划制定、采购进货、质量检验、发票核算、资金支付）；2、核心要素的审核控制点（信息、价格、客户引进、合同、计划接口、仓储接口、财务接口）

Δ报表的管理：体现工作容的（各类业务及信息汇总分析报表），及工作流转审核的（月周度报表、审核文件），需要定期或不定期提交的报表清单及报表格式。这些表格清单需要统一格式。

Δ监督的管理：手段主要为流程防止，和人为监督；人为监督的主要形式为跟催和审计两类；跟催以专题短会和工作计划考核为形式、审计以部门业务公开和不定期调查为形式；在管理过程中，要建立一定的监督威慑。

Δ人员的管理：职责分工和职责追溯的分工原则，岗位配置按工作目标而配置。人员岗位和配置要清晰明确，追求效率。在人员的选择上，同时兼顾个性素质和职业（业务及专业）素质，尤其业务人员在接受能力和创新能力上需富有弹性。

Δ库存的管理：对备货成本进行核算，并达成与供货及时的平衡，低库存并不意味着低备货成本，所以备货成本的最低、而不是库存的最低，才是库存管理的核心目标。

Δ供应商的管理：企业的竞争有多层面，基层是成本的竞争、再是双方供应链的竞争，再是产品和策划营销等高级的竞争。针对我司的情况，采购的供应商管理，首先要获得成本优势，这样，对供应商要进行强势和低成本目标管理，第二阶段，公司有了一定的规模，对供应链的整合才是首要目标，合适的配置和供应商的服务能力才更重要；暂时阶段，个人建议在诚信基础上，对供应商的压迫式管理是基本方法，核心容有帐期、质量、价格、送货时限、法律安全等，更高端的信息支持、新品开发支持等等服务视情况而动。

Δ资源（外辅）的管理：部门外可以协助业务的顾问力量（专业人员、财务或资深人员），平时做好动员和关系储备，在重大谈判和难题时参与；供应商也是我们的资源，对他们的信息、技术、人员也要积极运用。可用的都要用起来，这

一点，要充分开放。

Δ部门间的协作管理：以效率和有效沟通为首要目标，互相合作的事才沟通，不是什么事都沟通的，对决定了的，流程性的事，紧盯才能互相拉动出效率。

Δ应急的管理：特殊情况（对货源匮乏、严重质量问题、货款倒挂、重大天气灾害等情况，建立应急预案和预警的设置和定期启动）的应对。

需要注意的是，这些设置，是直接服务于一定的企业或部门目标的，本身没有一个固定的模式和数量，按目标的特性，来决定需要的配置模式和配置数量。基于事故是最大的浪费，设置的原则是不浪费、最坏时无事故发生。

三、 工作模块

采购工作的基本模块如下，这些模块是部门的支柱，需要长期建设。基本模块：

人员岗位模块业务流程模块业务监督模块客户管理模块库存控制模块质量控制模块

每个模块其中都包括了具体的流程、标准、执行、及处罚激励措施，这些模块中，人员岗位、业务流程、客户管理在下面“工作流程”中说明，业务监督、库存控制单独说明，放在最后；质量控制主要以品质部为主，采购部配合执行。

四、 工作流程业务流程

1、业务分工：在物料分工和分段分工两种模