办会服务工作32条执行清单(通用版).pdfVIP

办会服务工作32条执行清单

一、会前工作

1.据会议内容，确定会议形式、时间、地点、议程及参会领导及相关单位。

2.草拟会议方案并按程序送审。

3.草拟领导讲话稿并按程序送审。

4.草拟会议主持词并按程序送审。

5.据会议需要，提供参加会见（座谈）的企业（机构）及其负责人背景资料给会议的

相关领导（会见和座谈适用）。

6.通知落实参会人员（需要着正装的须提示），汇总确定参会人员名单。请假的人员，需

注明请假原因。

7.通知参会的单位并据参会人数提前准备会议资料送至办公室。

8.据会议要求，通知参会单位提前做好发言准备。

9.据会议需要，通知新闻单位，落实新闻记者，并要求提前15分钟到会。

10.专人检查调试音响、话筒、灯、录音等设备，需要播放PPT的要提前试播。

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11.检查会场，调整好座位。

12.检查卫生间及会场周边环境卫生。

13.严格按规定拟制会议座序图，摆放会议座牌，并检查各参会人员姓名和座序无误。

14.据会议需要，制作电子会标或布标。

15.摆放会议资料、茶杯、笔筒、抽纸等物品。

16.会后需合影的，提前做好座椅座序的准备。

二、会中工作

17.工作人员须提前15分钟到位。

18.会服人员要提前半小时打开空调，调试好适宜温度。

19.检查领导讲话稿、主持词及其他会议资料摆放情况，重点检查领导的会议资料是否存

在缺失或资料缺页等。

20.检查签约文本、签字笔、奖牌、奖状等到位情况(签约、颁奖会议适用)。

21.专人清点参会人员到会情况，如未按时间到会，要及时通知联系，并将情况报告会议

的主要领导或主持人。

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22.会服人员要提前5分钟冲泡茶水，会中及时续水及更换烟灰缸等。

23.专人负责会议录音、会议记录。

24.专人统筹、调度会场秩序，包括提醒会服人员及时冲水；提醒临时离会人员及时返回

会场参会；及时调控会场空调温度及风力大小、调整会议灯、开关麦克风；随时关注主持

人和会议主要领导的眼神、手势，做到随叫随到，服务到位。

25.专人负责播放PPT视频。

26.专人负责监控音响、话筒等会议设备正常运行。

27.会中如有交头接耳的，工作人员要及时提醒。

28.会议结束时，如需要安排车辆要提前调度落实。

三、会后工作

29.工作人员要及时清理会场，回收会议资料等（涉密文件的归档，要有专人进行清点并

按有关规定处理）。

30.据会议要求，拟定会议纪要或备忘录按程序送审后印发或存档

31.编发、审定新闻稿。一些会议需要领导审定的，要统筹协调好新闻稿及时送审。

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32.据会议纪要议定事项，由办公室分解任务，采取台帐化方式督促各责任部门和子公

司抓好任务的落实。

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