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秘书实务(会议管理)课件

目

CONTENTS

会议管理概述

会议筹备工作

会议组织与协调

会议后工作

特殊类型会议管理

录

01

会议管理概述

会议是一种集体沟通交流的方式，通过会议，人们可以就特定议题进行讨论、交流和决策。

定义

会议的目的通常包括传达信息、讨论问题、制定决策、协调行动等。

目的

按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型，如按照规模可以分为大型会议和小型会议；按照议程可以分为常规会议和非常规会议；按照形式可以分为面对面会议和在线会议等。

类型

不同类型的会议具有不同的特点，如大型会议通常涉及较多的人员和议题，需要更多的组织和协调；常规会议通常有固定的时间和地点，议程也较为固定；在线会议则更加灵活，可以随时随地召开等。

特点

会议管理的原则主要包括明确目的、充分准备、高效组织、有效协调和及时总结等。

会议管理的流程包括确定议程、邀请与登记参会人员、安排会议室和设备、组织讨论和交流、记录会议内容和形成决议、总结和反馈等步骤。

流程

原则

01

会议筹备工作

考虑工作安排和人员时间，选择最合适的会议时间。

选择适宜的时间

确定合适的地点

确定参会人员

根据会议规模和需求，选择适合的会议室或活动场所。

根据会议议题和目的，确定需要参加会议的人员名单。

03

02

01

根据会议议程，准备相关的会议文件和资料。

准备会议文件

在会议开始前，将会议资料分发给参会人员，确保其了解会议内容和要求。

资料分发

安排专人负责会议记录，以便于会议后整理和传达会议精神。

准备会议记录

根据会议类型和参会人员数量，合理布置会议室，包括桌椅摆放、横幅悬挂等。

会场布置

检查会议场所的音响、投影、灯光等设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

设备检查

根据会议时长和参会人员需求，准备适当的茶水、点心等物资。

茶水与点心准备

01

会议组织与协调

会议通知

提前发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员和注意事项。

签到

会议开始前，确保所有参会人员完成签到，以便于统计出勤情况。

议程设置

根据会议目的和内容，合理安排议程，确保会议进程紧凑有序。

时间管理

在会议过程中，合理分配时间给各个议题，避免议程超时或提前结束。

确保会议现场的各项设施和资源得到有效利用，如投影仪、音响等。

协调安排

遇到突发情况，如设备故障、人员缺席等，能够迅速应对，确保会议顺利进行。

应急处理

01

会议后工作

会议总结

撰写会议纪要，记录会议的主要议题、讨论内容和决策结果，确保所有与会者对会议内容有准确的理解。

反馈收集

向与会者收集对会议的意见和建议，以便改进未来的会议组织和管理。

VS

将会议相关的文件、资料进行分类归档，以便日后查阅和参考。

整理

对会议文件进行整理，确保文件的完整性和系统性，方便后续工作的开展。

文件归档

通过问卷调查、与会者反馈等方式，对会议的效果进行评估，了解会议的优缺点。

根据效果评估结果，提出针对性的改进建议，以提高会议的质量和效率。

效果评估

改进建议

01

特殊类型会议管理

会议流程安排

制定详细的会议流程，包括议程安排、发言顺序等，确保会议顺利进行。

参会人员接待

安排专人负责接待，引导参会人员入场、签到等。

安全保障

制定安全预案，确保会议期间人员安全和财产安全。

总结词

大型会议管理需要特别注意会议场地、安全保障、参会人员接待以及会议流程的安排。

会议场地选择

根据参会人数和需求，选择适合的会议场地，如会展中心、体育馆等。

紧急会议管理需要快速响应、高效协调和及时传达，以确保紧急事件的快速处理和有效应对。

总结词

一旦发生紧急事件，迅速启动紧急会议，召集相关人员讨论应对措施。

快速响应

协调各部门、单位之间的资源和人力，确保紧急事件得到妥善处理。

高效协调

将会议决策和措施及时传达给相关人员，确保信息畅通无阻。

及时传达

THANKS

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