新编秘书实务（第5版） 课件 第3、4章　秘书的日常事务工作、 沟通与协调工作.pptx

第三章秘书的日常事务工作;第一节办公环境的管理

第二节安排领导日程

第三节接打电话与处理邮件

第四节印信与保密工作;电子教案模版配色（1）;（二）学习重点

日常事务工作的内容

正确处理日常事务工作

（三）学习难点

日常事务工作的灵活处理;引导案例;办公环境，从广义上说，是指一定的组织机构的成员工作所处的环境。办公室是人与人、人与机、人与环境之间交流与联系的场所。

办公环境包括硬环境和软环境。硬环境就是指包括办公室、办公桌椅、办公设备、色彩、光线等外在的客观环境。软环境就是指包括工作态度、工作氛围、人际关系等方面体现出来的人文环境。

卓越的组织会想方设法地满足员工心理需求，营造和谐融洽的办公氛围，来增加员工对办公室情感上的联系，利于激发工作热情。;一、办公环境常见的问题

室内通风透气不好，导致空气污浊难忍

室内区域规划不明确

布置过多的办公设备和家具，导致吵闹、拥挤、杂乱

桌椅设计智能化程度低，容易造成员工职业病

办公室色彩沉闷、千篇一律

没有提供休闲娱乐的空间及设施

办公环境形式和内容单一而刻板，缺乏持久吸引力;二、办公环境创造的原则

办公环境的创设必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。

（一）坚持全面性原则

要有长远的眼光和大局意识，既要创设外部物质环境，也要重视员工的内部精神环境。

（二）坚持适宜性原则

在创设具体的环境时，要勇于改革创新，不断探索优化，追求雅俗并赏、新旧融合，内容丰富多彩，形象生动直观，满足各个层面的多种需求。

（三）坚持参与性原则

领导应与员工共同确定环境布置的主题风格、材料和活动准则等;三、办公环境创造的方法

现代办公环境的创设有别于传统的办公环境，除了满足完成基本的工作任务之外，更要满足健康、舒适、愉悦等情感体验。

（一）保证空间流动、通透

环境心理学家认为当人从一个区域往外看的时候能察觉到别人的活动，将会感受到自由。因此活动区之间要注意空间的流动与通透，依据空间大小而合理设置通道宽度。当??间面积比较小，最好一面敞开，或者少用隔断，实在不行可用透明的低隔断，以便增大视野空间。;（二）划分多样化区域

管理者在办公空间中创造融合平等的环境气氛十分关键，可以设置有多功能的公共交往空间，如健身房、母婴室、茶水间等，有利于提升办公空间环境的质量，使员工对自己的工作和企业产生积极的满足感。

在安排工作人员的工作空间时应做到保障公共空间和私人空间的独立，最好级将这两者区分开来，从而减少彼此之间的干扰和影响。;（三）严格选择基本办公设施

按照国际安全规范采选材料，达到科学安全、趣味优质的标准。多样化利用自然资源，因为材料质感都会带来不一样的情感体验，布料和木材使人感觉清新、温馨、舒适；石材使人感觉透彻、严肃、整洁；金属使人感觉充满未来科技感。

办公桌一般选择在700mm至750mm之间的高度；桌面下部的空间高度应当在600mm至620mm之内，抽屉或者柜子的设计应当在桌子的两侧，以便腿部的伸展和方便人的拿取存放资料。桌椅之间的高差控制在280mm至320mm之内。

以往墙面创设形式多以手工制作、作品、照片等为主要内容，形式较为老旧。其实除了尊重墙面环境记录、展示、操作等传统基本功能之外，注意主题的多元与定期更新，可以进行多样性立体造型，尝试针对性时效性兼具的内涵或者功能拓展。重视新颖有趣。;（四）注意满足各感官需求

1.满足视觉需求的环境创造方法

合适的光线

色彩的搭配，是以颜色的效果造成舒服和愉快的气氛为原则

2.满足听觉需求的环境创造方法

听觉是仅次于视觉的重要感觉。噪音会导致员工心情烦躁，不能镇定，思维模糊，注意力不能集中等问题。

办公区域做好隔音处理

茶水间或休息室播放轻缓悦耳的自然气息背景音乐

午休期间提供瑜伽冥想的减压音乐，可缓解身心的疲惫，为下午的继续工作提供能量。;（四）注意满足各感官需求

3.满足嗅觉需求的环境创造方法

如果感到头昏脑涨，就要考虑到室内通风的问题。

办公室一般都装有空调系统，在使用时要注意由送风口吹出的冷（热）气，不要直接吹向人体，需要在室内放置温度计以及湿度调节器，以保证合适的温湿度。

相比人工通风系统，自然通风的新鲜空气让人更舒服，工作效率也高。自然通风方式可以提升通风换气的效果，因此，条件允许，办公室应该有一定的时间打开窗户，换取自然新鲜的空气。

办公室还可以通过绿色植物、水体等自然要素来补充生态平衡，起到净化空气，调节温湿度和增加负氧离子等的环保功能。;（五）办公环境的美化

环境心理学家Jonge指出森林、海滩、树丛都是人们喜爱的逗留区域，能增加审美情趣，消除工作疲劳。办公室窗外提供阳光、绿化景观、水池喷泉等自然元素，创造健康的生态环境与美妙的视觉效果。办公室内加入自然通风和绿化植物等自然元素，让自然渗入