会计档案管理培训课件.ppt

电子档案时电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性。因此，在管理上它与传统档案有很大差别。电子档案的特点有：1.保管位置较分散传统档案实行实体集中统一管理形式，单位的档案集中于本单位档案室，国家档案集中于各级各类档案馆。而电子档案则不可能按照上述方式集中管理，它的相当一部分是通过档案部门掌握其逻辑地址而进行控制；有些部分是通过下载将信息转移到保存介质上而集中于档案部门；还有一些电子档案时采用在线集中，即将信息转移到档案部门指定的地址中进行管理。电子档案管理相对分散且形式多样的特点，加大了管理的复杂程度。2.保管技术程度高电子档案的生命是由载体、信息和系统三个部分所构成的。这三个部分的存在和影响因素不一致，也不同步。它们之所以能够构成完整的电子文件或电子档案，是人们通过一定的技术手段将其联结在一起的。电子档案的载体—磁盘是化工制品，老化、污染、磁场等都会影响它的质量，从而破坏信息记录；电子档案信息易受误操作、恶意更改或病毒侵害；计算软件、硬件系统的升级换代会造成原有环境下生成的文件无法识读和利用。对上述三个方面因素进行管理和控制的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式，是信息化环境下原始记录保管的重大课题。3.信息再利用及时电子档案信息在计算机网络中再循环的即时性强。传统档案信息在现行活动中的转化方式有两种：①在单位使用档案的过程中将有关信息提取出来，融入现行文件当中；②档案部门编辑一些档案参考资料，提供给单位使用。前一种方式的信息使用过程具有一次性；后一种方式的信息虽专题性、系统性强，但转化过程慢，时效性较低。在计算机网络系统中，电子档案信息可以同时以不同的形态分流，即电子档案归档的同时，那些具有数据价值的信息被数据库采集，有资料价值的进入资料库，又成为新的电子文件的来源。4.可以在线利用电子档案的利用可以采用非在线方式，但是更多情况下是采用在线方式。电子档案在线利用的方式对于用户来说基本上摆脱了地域和时间限制，调阅文件的主动性强、批量大和表现方式多种，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享，因此这种方式能够充分发挥信息系统的优越性。由于在线利用是一种信息管理者与用户非接触式利用方式，所以，利用过程中的信息真实性证实方式、信息复制和公布的权限、信息拥有者及内容涉及者权益的保护等问题等，都是在管理中需要加以解决的。（二）电子档案的归档1.归档方式（1）物理归档方式物理归档包括介质归档和网络归档两种。介质归档是指文书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门；网络归档是指将电子文件通过网络直接传输给档案部门进行存储。物理归档可以实现电子档案的集中管理。（2）逻辑归档方式逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上控制与管理电子档案的归档方式。经逻辑归档后，一方面，电子档案的物理存在位置不会改变；另一方面，文件形成部门可以利用该文件，但是却不能对其进行修改和删除。（3）“双套制”归档“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。目前，采取“双套制”归档主要是为了在计算机或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案信息的完整性和真实性。实行“双套制”归档并非要求单位将所有的电子档案都输出成为纸质档案；而主要是对那些具有法律凭证作用的需要确保其安全、秘密和真实性的电子档案采取“双套制”的归档办法。归档电子档案移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日归档电子文件登记表（首页）文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电话联系人设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符及图形音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘文件交接送交部门通讯地址电话联系人送交人（签名）年月日接收部门通讯地址电话联系人接收人（签名）年月日2.电子档案的归档时间电子档案的归档时间分为实时归档和定期归档两种的情况。实时归档是指电子文件形成后即时