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采购档案管理办法

一、归档管理的档案内容：

（一）应归档的基本资料有：

公开招标文件及审批。

竞争性谈判采购文件。

询价采购文件。

采购合同及审批表。

已经审批的采购订单。

验收单或验收报告、文件。

书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定。

业务往来重要E-mail，供应商资质文件）。

请购单。

质量评估报告。

采购统计、分析资料。

供应商评估资料。

设备安装调试合格单。

其它应保存的有关资料。

（二）、公开招标文件包括如下具体文件：

1、《招标公告》及审批表。

2、招标书、修改文件及审批表。

3、评标办法及审批表。

4、开标会议记录。记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点、以及开标程序等。

5、评标记录。记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标程序、评标结果。

6、评标小组签字确认的评标报告。

7、评标工作表格。包括投标报价统计标、商务、符合性、技术审查表、评审小组质疑表。

8、监督部门签字的监督表。

9、中标（成交）通知书

《中标公告》及其审批表。

、竞争性谈判采购以上所列基本资料外，还应包括：

面谈记录表。

会谈纪要。

、询价采购文件除以上所列基本资料外，还应包括：

询价文件。

2、询价采购记录。包括参加采购的人员、询价采购过程、供应商报价和询价采购结果。

二、档案管理归口

合同及其他采购资料由采购部自行归档。

2、除合同以外的其他采购资料原件的归档、管理、借阅、保密、销毁参照以下要求执行。

三、档案收集制度

1、采购人员在采购活动过程中，应注意采购活动资料的收集与整理，避免出现资料遗失现象。采购活动各环节工作移交时，要核对上一环节有关资料是否齐全。每一项目完成后，负责人应主动将收集完毕的业务资料移交档案管理人员存档。

2、采购合同和订单复印件要与验收报告、相关图纸等一同归档。采购合同原件交由行政部归档。

3、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4、采购及售后服务过程中与供应商之间业务往来的传真、资质文件、重要E-mail等资料要收集整理存档，且传真件必须加盖公章方可生效。

5、招标工作已经结束的采购项目，招标文件交由采购部归档保管。

四、档案管理制度

1、应归档的文件收集齐全、完整，按照文件材料的类别、时间先后或其它有机联系分类、有序存放，要求符合规范，便于保管和查阅利用。

2、档案由专人保管。档案管理人员必须随时提高警惕，增强工作责任感，尽心尽责，认真做好档案管理工作，确保档案资料安全。

3、档案柜要随时关好加锁，不准在档案柜近旁存放易燃易爆的危险品。

4、采取有效措施做好档案柜防盗、防潮、防虫等工作，保持档案柜清洁卫生。

5、档案柜内文件摆放要整齐，排列科学、合理、便于查找。

6、档案管理人员负责档案的归档、保管、借出登记、催促归还等工作。

7、档案管理人员要定期检查档案的保管状况，发现破损和字迹不清的，要及时进行修补、复制；发现问题及时汇报、及时处理。

8、档案柜钥匙应妥善保管，不能随便交于他人。

五、档案借阅使用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，熟悉档案内容和利用规律，及时准确地为部门及公司提供利用工作。

2、借阅档案应随借随还，需延长时间者应说明理由，可延长借阅，一般不可超过三天。档案管理人员有责任和权利催促归还，归还时必须查看文件是否完整。

3、借阅档案必须注意保密，不得遗失。要爱护档案，保持档案完整清洁，不得勾画、涂改、乱加批语，不得拆散、撕页、抽出。未经同意，不得摘抄、复印。

4、对损坏、泄密、丢失档案者，要按情节轻重给予处分，责令赔偿损失，追究责任。

六、档案保密制度

1、档案管理人员及调阅档案者，都要带头资料保密制度。不准与无关人员谈论所阅档案的具体内容。

2、档案资料要及时入柜，不准在不利于保密的地方存放。

3、档案借出或还未归档时，不得在无关人员在场时翻阅，妥善保管，不得随意放在桌面等不安全的地方。

4、档案要严格保管，不得擅自翻阅散发和扩大阅知范围，严防失、泄密事故发生。

5、违反保密规定造成泄密者，要给予批评处分，后果严重者要承担损失和责任。

七、档案销毁制度

常规档案需保存3年，重要档案长期保存。

档案需要销毁时，需报行政部、法务部、审计部审批后方可销毁清册。

纸质档案销毁需采用碎纸机粉碎，电子档案销毁采用格式化的方式。

严禁将档案卖给旧物资部门或收购人员。