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合同付款审计
采购合同审计步骤
材料采购合同的审核方法
材料采购合同是企业生产经营过程中遇见的最常见的合同之
一。我所担任法律顾问的某建筑装饰公司,材料采购合同几乎每
天都要签订几份,是签订数量最多的合同类型。现在从采购方的
角度,谈一谈材料采购合同的审核方法。
在审核材料采购合同时,我认为应主要审核以下几个方面。
一、合同主体。合同主体一定要具备相应的经营资质,签订合
同时,应要求供货方提交其营业执照,没有营业执照,就没有营
业资质;如果采购的是特殊的材料,还要其提交特种经营许可证
等材料。
二、采购货物的名称数量。采购合同中所列的货物的名称、数
量一定要明确,例如采购地板,就一定要列明所采购地板的品牌、
型号、采购数量等,一定不要仅仅只有“地板”、“一批”等字样。
三、定金条款。定金与订金是有区别的,我所审核的大部分是
采购方的合同,所以我坚持采用“定金”,这样在对方不履行合同
时,可以要求双倍返还,而订金就没有此效果。另外定金注意不
能超过合同价款的20%。
四、质保金和保修金条款。在采购合同中,作为采购方,尽量
要坚持约定质量保证金和保修金条款,一般来说,必须
留保修金的材料为:1、灯具、开关插座;2、空调设备;3、自
动门;4定制加工的固定、活动家具;5成套电箱;6各种门锁;
7镜子、烤漆玻璃;8包工包料的防水工程。其它的采购,能约定
质量保证金或保修金的,也要约定。
五、付款方式条款。采购方在这部分需要把握两点,一、先供
货,后付款,分批供货的,分批付款;二、定金应该在货款支付
的时候首先抵扣货款,而不是等合同全部履行完毕,最后结算时
再抵扣。
六、送货方式、包装与运费承担条款。运输费用是一笔相当大
的开支,送货方式还涉及到风险的转移的时间问题,所以该部分
一定要约定明确。根据法律规定,一般是货物交付时风险转移,
如果选择供货方送货方式,则在采购方工地交货时风险转移,如
果选择采购方提货方式,则风险自在供货方提货时转移,作为采
购方,当然尽量应要求采用供货方送货方式,同时,运输过程的
包装费和运费也要由送货方承担。
七、安装条款。如果采购的货物需要供货方安装的,一定要在
合同中明确约定,而不能仅仅是简单口头约定。
八、保险条款。运输过程中,一般存在较大的风险,采购合同
中,尽量要约定保险条款。做为采购方,应该尽量要求由从货方
购买保险,承担保险费用,受益人为供货方,保险索赔由供货方
进行。
九、违约责任条款。该部分要尽可能的详尽、细致,尽量罗列
各种可能的违约情形的违约责任,而不是单纯地约定“一方违约
的,应向受约方承担**违约责任”,后者太笼统了。
十、争议解决条款。关于此条款,主要是解决在发生争议时,
是申请仲裁还是提起诉讼,向哪个仲裁委申请仲裁或向哪个法院
提起诉讼的问题。在审核,应注意几个方面:一、违反法律强制
性规定的约定无效;二、约定不明确的无效;三、或裁或诉条款
无效;四、尽量选择对自己有利的争议解决方式和管辖法院(或
仲裁委)。
关于采购合同的内部审计报告
一、引言:
按照公司2011年度内部审计的计划安排,审计室对公司采购合
同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,
审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,按照既定的审
计方案,结合其实际情况,对2011年1月1日-2011年8月31
日期间的重大采购合同进行了审计。二、审计方式说明:
抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份,检查其
起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要
求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式
有抽样调查、重点调查。三、审计发现与建议:
审计发现:2011年1月购入的文件柜等办公用品,供应商为成
都市青羊区亚华仪表配件厂,所属期为2010年订单,生管部门未
对订单档案进行整理归档。
建议:于2011年1月份起制定的办公用品订单,整理后按顺序
编号,并建档,以便于核查。四、审计总结:
本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。1、检查
所抽取合同内容的合理性:
(1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同,进
行内容上的审查,发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限
范围内的签字盖章,格式合同的版本与公司要求基本相符。
(2)对所
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