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会展现场服务与管理方案

展会现场服务与管理方案

一、展会现场服务与管理机构设置

展览办公室全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运

输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作

等。客户服务中心负责展台搭建、改建、展品装卸、现场广告、

物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等。证件

服务中心负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机

构工作人员的证件事宜。保卫办公室负责制定现场安全保卫方

案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各

类治安和突发事件。接待办公室负责接待领导和个团组参观大

会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作。

宣传中心负责展会宣传及新闻工作。公众服务办公室负责展会

餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信

设施等的落实。

二、观众现场服务与管理

在展览前，我们需要结合本次展览会的实际情况，设计最

合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。

针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确

的观众反应。对确定的调查问卷进行排版制作及印刷，包括观

众胸卡及挂绳的设计、入场券、广告印刷、宣传册印刷等。注

册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。提前对现

场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。为展览配置统

一着装，规范服务人员礼仪。

在展览中，我们需要设置足够的登记台和填表台，注册和

登记处应有显着标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。

观众登记信息的及时收集、汇总。在展览出入口配置手持无线

数据采集器，识别观众信息。在展厅出入口处及展厅内部设置

清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。处理展览

现场采集的观众的信息数据，调查问卷内容的录入和通过与观

众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可

以了解观众的需要。通过数据库存储和分析，为展览组织者提

供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。

在展览后，我们需要向展览组织者提供完整的买家信息数

据库，确定展览的效果并做出更准确的判断，同时也利于下一

届展览的准确定位和有效宣传。

为了对专业观众进行回访，我们可以采用信函邮寄、电子

邮件、传真等方式，并且内容可以包括展后满意度调查和下届

参观意见等。为了提高信息质量，我们可以确认观众登记的各

种联系方式。

在现场管理与服务方面，参展商需要进行等级报到，包括

登记、报道和会刊等资料的领取。主场搭建商负责展厅内的水

电气等动力设备的预定和安装、标摊搭建、公共服务设施的搭

建等服务。特装搭建商由参展商自行选择，但必须遵守展会的

相关规定。物流服务包括展品的运输和相关文件的处理、从口

岸送至展览现场存放地、进馆前存放展品并在开馆后送至展位、

帮助参展商开箱并安放重件以及运送空箱和包装材料至场馆现

场存放点保存等。进馆现场服务包括帮助卸车、将展品送至展

位、帮助参展商开箱并安放重件以及运送空箱和包装材料至展

馆现场存放点保存等。闭关现场服务包括帮助参展商在展览期

间保存包装材料并在展览结束后将其运回展位、帮助参展单位

装箱并送至展厅门口以及将展品运至展厅门口撞装车等。闭关

现场服务及回运展品离开展览目的地前的运输包括帮助参展商

在展览期间保存空箱并在展览结束后将其运回展位、帮助参展

单位装箱并将其运至展览所在地口岸以及办理展品回运有关手

续等。

除此之外，我们还提供租赁服务、保险服务、广告服务、

商务活动和后勤服务等。租赁服务由主场搭建商负责，包括特

殊展具、展示屏幕和通信设施等。保险服务为参展商办理展览

会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险和医

疗保险等。广告服务包括展览会刊、行业杂志、网站刊登有关

报道、展览现场的条幅、多媒体广告屏幕和广告牌等。商务活

动包括会议服务、翻译、打字、打印、复印、票务、酒店预订

和社交活动安排等。后勤服务根据参展商的需求安排安保、餐

饮、保洁和班车等服务内容。

最后，我们还提供网络服务管理。

网络平台为参展商和观众提供后续服务管理，包括展会回

顾、展会纪念品销售、展会照片下载等。

本次展会旨在促进国内外企业之间的交流与合作，为此，

我们将邀请来自全球各地的企业和机构参展。为了保证展会的

顺利进行，我们将提供一系列的服务，包括展位租赁、展品运

输、展台设计等。同时，我们还将在展会期间举办一系列的论

坛和研讨会，邀请业内专家和学者分