档案服务外包工作规范的解读.docx

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《档案服务外包工作规范》解读

制定背景：

一方面国内档案服务外包需求日益增长。另一方面各类服务机构发展迅速但良莠不齐。急需建立一套既符合中国市场需求，又顺应国际发展趋势的内容完备、责权明

确、严谨务实的行业管理规范和标准体系

实施范围：

第一：说明档案服务的类型；

第二：明确档案服务外包工作中各相关主体之间的关系；

第三：从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；

第四：提出承包方档案服务管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；

第五：对第三方机构的工作提出基本要求。

准确把握有关内容

1、档案服务的业务类型与档案服务外包的本质

《规范》4.1条提出,档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服

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务、档案开发利用服务、档案销毁服务6种业务类型。这意味着,并不是所有的档案业务都可以进行外包,有些业务是不适合外包的。

《规范》4.2条明确,档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程。这意味着,档案寄存服务不改变档案所有权和处置权,由此也更不改变档案的管理责任，档案寄存并不意味着档案安全责任的转移,档案安全的最终责任仍旧由档案所有权人负担。

2、档案服务外包工作中相关方的关系

《规范》对档案服务外包涉及的责任主体及其关系进行了规范。档案管理服务外包不仅仅涉及发包方和承包方,还涉及第三方和监管方。各方之间的关系如图1所示。

其中,应特别关注发包方、承包方和第三方机构与监管机构的关系。《规范》要求,承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生(可能导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方、承包方应及时主动向监管机构报告。

图1档案外包工作中各主体之间的关系示意图监管机构：各级档案行政管理部门(指导、监督、检查)

发包方：业主，委托方

承包方：受托方(签订合同)、接受档案行政管理部门指导、监督、检查

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分包商：受托(签订合同)、接受档案行政管理部门指导、监督、检查

第三方机构：监理或中介咨询服务、评价/认证

3、对发包方的管理要求

(1)外包工作要坚持“三原则”

即：合法原则、安全原则和可控原则。

合法原则是档案外包服务工作不得违背法律法规等有关规定,不符合法律法规的外包不得实施,如不得将涉密档案外包寄存和数字化。

安全性原则是指发包方应当制定和落实安全管理体系,最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受到损毁,或造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

可控原则是指发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查,将各种风险降低到可控范围之内。

(2)规范外包工作流程和要求标准

对发包方开展工作的流程提出了要求,如图2所示

规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进5个环节是所有档案外包服务应遵循的流程。外包服务工作中遵循这个管理流程规范就可以有效避免外包工作的风险,保证外包工作安全。

其中,要重点关注的管理要求有承包方筛选与确定要求、签订合同要求、合同执行与监督要求。根据国家有关

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规定,《规范》对发包方如何选择和确定承包方提出了规范性建议。建议发包方在选择承包方时应从人员、资质、能力等方面全方位地了解承包方情况。《规范》还提供了承包方的选定方法、考察要素和内容等。在合同签订方面,要求发包方合同内容和要素要完整,其中特别提出“合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件,合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责”,这也是在吸取了前期外包工作经验的基础上总结出来的。前期有不少开展档案寄存的发包方,由于只关注服务价格,没有关注合同变更或终止引起的各方职责,导致承包方在发包方档案转移时极不配合,漫天要价,给发包方带来极大的麻烦。在合同执行与监督要求方面,《规范》提出了定期巡检制和定期报告制,以方便发包方及时掌握承包方动态,避免承包方内部变化给业务带来风险。

图2发包工作过程示意图

规划与审批承包方筛选与确定签订合同合同执行与监督评估与改进

4、对承包方的能力建设要求

《规范》按照PDCA(计划一实施一评估一改进)循环模型,提出了承包方的能力建设内容,绘制了内容模型,对承包

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