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公司企业商务接待流程手册

公司政府商务接待工作流程手册

第一章接待工作总则

一、目的

接待也是生产力。为梳理公司良好形象，做好政务接待,现规

范接待流程。

二、原则

统一协调，对口接待，有序安排，信息反馈及时，周到贴心。

三、范围

接待事务适用于公司日常工作中为开展各项业务经营及其他

活动而发生的接待，如出访、参观交流、商务洽谈等。

四、职责

总裁办：为公司接待工作的归口执行部门。负责信息归口整

理，统筹接待及信息协调各部门。

行政部门：为公司接待的副职部门。负责参观考察路线的踩点

及用餐、住宿的预定。

媒体中心:为公司接待的宣传部门。负责为公司做好媒体宣

传，文字报道。

五、类别

为了规范接待分类，科技公司接待分类标准为接待的重要性。

贵宾级别：国家、省、市重要领导，或院士、国家级影响力，

对公司经营发展有重大推进作用；由总裁办主导，各相关部门

协同完成。

嘉宾级别：有一定影响力，主要合作伙伴；总裁办协同资源，

由受访人主导完成。

一般级:一般商务参观考察；由受访者主导。

对于一些重要的对外接待，必要时可以请求上级单位或领导

支持。

六、接待工作要求：

1.接待流程化

所有接待需上报总裁办，由总裁办统一安排资源配置及服务规

格。行政部门中心提供车辆、住宿、用餐的预定保障工作。市

场部门门提供接待所需的材料。

2.接待工作工作责任制

总裁办负责接待中的会场准备、信息收集反馈、人员姓名、职

位信息、来访目的、材料准备等前期工作及内部资源协调。

行政部门中心负责接待中可能存在的车辆安排、住宿准备、用

餐预定、会场的设备保障等。

媒体中心负责接收摄影、宣传、报道的全过程。

七、接待分类标准化

根据来访单位和人员的性质、级别等，接待分为不同的种类。

不同种类提供不同的接待服务。

接待工作按照对象划分，分为内部接待（上级单位、同级单

位、下级单位等）、外部接待（政府及监管部门、合作单位、

有国家影响力的嘉宾等）

接待工作按照内容划分，分为指导检查类、参观交流类、媒体

采访类、活动会议类等。

按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。

为了规范接待分类及分类标准的重要性，接待分为以下四种接

待方式：

1.贵宾级别：政府及监管部门和具有国家影响力的贵宾指导

和视察工作等，由本单位高层参与全程接待。

注：重要的外部接待均属于贵宾级别

2.客人级别:有影响力，主要合作伙伴。即外部业务洽谈、各

职能部门接待的来访、会议以及平安系统内相关单位之间的交

流访问。领导可以参与接待或交流讨论。

注：内接待均属于嘉宾级别

3.常规级别：普通业务来访、检查。即公司员工与外部单位相

关人员的小范围业务洽谈等。由部门负责人或对接人全程接

待。

第二章接待标准化流程

标准接待流程图

一、接待申请

接待需要预约。所有接待都必须提前进行。贵宾级接待，至

少提前3天与总裁办对接信息，填写接待申请表(附件1)。

接待审批流程如下：

贵宾级接待：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总裁

办审批--相关部门支持审批（保障、媒体）总经理

嘉宾级别接待：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总

裁办审批--相关部门支持审批（保障、媒体）总经理

常规级别：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总裁办

审批--相关部门支持审批（保障、媒体）

二、接待准备

筹备工作是整个接待工作的重中之重。准备工作是否充分，

影响着具体接待操作中的每一个环节。任何接待都要做好相应

的准备，尤其是VIP接待，还需要进行充分的信息收集、需求

沟通、资源协调、货品采购等前期准备。

（一）信息搜集

你对来访单位了解多少，直接关系到接待的质量和效果。信

息收集的主要内容包括:出访单位、目的、时间、人数、名

单、职务、行程、航班(车次)信息、酒店住宿、车牌号、祖

籍、喜好、是否带礼品、其他特殊要求。

（二）资源协调

1.对内需要相关部门的支持与配合，如公司介绍内部资料的

提供、接待服务的支持、会议场地的布置、人员及费用预算的

落实等。接待对口部门必须就接待所涉及的各个方面与相关部

门进行充分的沟通和协调。2.对外，机场、酒店、会议公司、

租用场地、媒体、监管部门、政府机构都需要协调落实。

三、接待安排

贵宾级接待总裁办公室接到信息后，要组织接待预备会，汇

总对接信息，指定接待负责人，要求接待负责人输出接待分工

和接待日程(附件2)，并根据情况实时更新。

(1)时间表。信息对接人负责与出访单位充分沟通，确定出访

期间的行程安排，制