审核文件和记录的归档要求.pptx

审核文件和记录的归档要求汇报人：XX2024-02-03归档目的与意义归档范围及分类归档流程与规范归档存储条件及要求归档文件利用与借阅归档工作监督与考核目录contents归档目的与意义01保证审核文件完整性确保所有审核相关的文件、记录、证据等都得到妥善保存，不遗漏任何重要信息。防止文件在传递、使用、存储过程中被篡改或损坏，保持文件的原始性和真实性。便于后期查阅与追溯建立清晰、规范的归档系统，使得在需要时能够快速、准确地找到所需文件。为企业内部和外部审计、监管、法律诉讼等提供有力支持，便于进行问题追溯和责任追究。提升企业管理水平通过归档工作，促进企业各类管理制度的完善和执行，提高企业管理效率。归档过程中发现的问题和不足，可以为企业改进管理提供有益参考。遵守法律法规要求遵守国家和行业相关法律法规对审核文件和记录归档的规定，确保企业合规经营。避免因违反归档要求而面临法律处罚或声誉损失。归档范围及分类02审核文件类型内部审核文件包括公司内部的各类审核报告、审核计划、审核记录等。相关证明文件外部审核文件如第三方审核机构的审核报告、政府监管部门的审查文件等。与审核相关的证书、许可证、资质文件等。记录内容分类审核过程记录包括审核计划、审核检查表、审核证据、审核发现等。审核结果记录如审核报告、不符合项报告、整改计划等。审核跟踪记录对审核结果的跟踪、验证和关闭记录。归档时间节点审核结束后即时归档确保审核文件和记录的完整性和可追溯性。长期保存定期归档按照公司或部门规定的周期进行归档，如每季度、每年等。对于重要的审核文件和记录，应进行长期保存，以备后续查阅和参考。保密与公开文件区分010203保密文件内部公开文件外部公开文件涉及公司商业机密、技术秘密等敏感信息的审核文件和记录，应严格限制访问和复制。在公司内部可以公开访问和共享的审核文件和记录，如公司政策、程序文件等。经公司批准可以对外公开的审核文件和记录，如符合性声明、公开报告等。归档流程与规范03收集整理阶段明确归档范围01确定需要归档的文件和记录类型，如合同、协议、报告、会议纪要等。收集文件02从各部门或项目中收集需要归档的文件和记录，确保文件的完整性和准确性。整理文件03对收集到的文件进行初步整理，如分类、排序、编页等，以便于后续鉴定和筛选。鉴定筛选环节鉴定文件价值根据文件的内容、来源、时间等因素，判断其是否具有归档价值。筛选重复文件对于重复或内容相似的文件，进行筛选和剔除，避免归档冗余。确定保管期限根据文件类型和重要程度，确定其保管期限，如永久保存、长期保存、短期保存等。编制目录和索引编制归档目录对归档文件进行编号、题名、日期等著录，形成归档目录。制作索引工具为了方便检索和查询，可以制作关键词索引、主题索引等检索工具。电子化管理将归档目录和索引录入电子档案管理系统，实现电子化管理。装订成册并标识装订文件将归档文件按照一定顺序装订成册，如按年度、项目等装订。制作封面和脊背为归档文件制作封面和脊背，标明文件题名、归档单位、保管期限等信息。标识归档章在归档文件上加盖归档章，标明文件已经归档并注明归档编号。归档存储条件及要求04存储场所选择选择干燥、通风、防尘的地方，避免阳光直射和高温高湿环境。01远离易燃、易爆、易腐蚀等危险物品，确保存储场所安全。02便于管理和取用，方便后续审核工作。03环境条件控制01控制存储场所的温度和湿度，一般要求温度在14-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间。02避免存储场所出现剧烈的温度变化和湿度波动，以免影响文件和记录的质量。03定期清洁存储场所，保持环境整洁卫生。防火防潮防虫措施配置相应的消防设备，如灭火器、消防栓等，确保万无一失。01使用防潮剂和防虫剂，防止文件和记录受潮、生虫。02定期检查防潮防虫措施的有效性，及时更换失效的防潮剂、防虫剂。03定期检查与维护1定期检查存储场所的环境条件，如温度、湿度、清洁度等，确保满足归档要求。2定期检查文件和记录的保存情况，如发现有损坏、丢失等情况，及时采取补救措施。3对存储场所进行定期维护，如修缮损坏的墙面、地面、门窗等，确保存储场所的完好性。归档文件利用与借阅05利用方式规定归档文件应在指定场所进行查阅，不得私自携带出指定区域。01查阅归档文件时，应保持文件原貌，不得涂改、损毁或丢失文件。02归档文件的利用应遵守相关法律法规和企业规定，不得用于非法用途。03借阅流程说明借阅归档文件前，应填写借阅申请表，注明借阅人、借阅时间、借阅目的等信息。借阅申请表需经相关负责人审批同意后，方可借阅归档文件。借阅人应按时归还借阅的归档文件，如需续借应办理续借手续。保密责任明确010302借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露归档文件中的涉密信息。未经许可，不得擅自复制、摘抄或传播归档文件中的信息。发现归档文件丢失或泄密情况，应立即报