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档案管理的岗位说明书

随着社会发展和信息化进程的加快，珍贵的历史文献和重要的

行政档案等信息资源得到了更加全面、深入的保护和利用。作为

信息化时代的一项基础性工作，档案管理越来越重要，越来越需

要专业化、规范化、科学化的管理，因此档案管理的相关职务也

逐渐显得越来越重要。

一、岗位说明

1、岗位职责

（1）组织策划管理部门的现代化档案工作，负责部门档案工

作的规划、设计、组织协调、监督检查等，制定并完善档案管理

制度和流程。

（2）负责档案的收集、整理、整编、保管、查询、利用、销

毁等各个环节的工作，保障部门内有序的档案管理体系。

（3）指导管理干部做好内部文件和外来文件的收集、汇编、

报送工作，实现管理规范化，提高管理水平。

（4）定期清理、整理档案文献，并根据情况适时处理，做到

档案的“三清三移三放”。

（5）开展档案管理知识培训，提高部门内部工作人员的档案

管理大意识和档案保护意识，并当好档案管理的监督员。

2、任职资格

（1）具有大学本科及以上学历，文献、档案、信息等相关专

业才可应聘。

（2）具有丰富的档案管理从业经验，有大型企（事）业单位、

政府部门等相应领域内工作经验优先。

（3）了解档案管理法律法规及相关标准、规范，有较强的法

律意识，熟悉档案管理和信息化工作；具备较强的文字功底、组

织协调能力、沟通协调能力。

（4）性格开朗，细心认真，责任心强、工作主动，熟练掌握

办公软件等办公工具，具备一定的学术研究水平。

二、岗位分析

随着信息化进程的加速，档案管理岗位也受到越来越多的重视，

不断地需要优秀的档案管理人才为各项工作提供坚实的保障。可

以看到，档案管理岗位职责比较多，需要工作人员具有一定的文

献、历史学、档案学以及信息化方面的知识和技能，同时要有较

强的组织协调、沟通协调能力，遇事善于思考、分析和解决问题。

在这个过程中，岗位分析显得尤其重要。

1、档案管理具有科研管理性质

近年来，档案管理职位的发展趋势可以看出，越来越强调了科

研能力，一些机构开始选聘具备研究生以上学历的人才，并且要

求其在档案管理方面具有一定的学术研究水平。档案管理岗位也

因此融合了科研与管理的特点，档案管理人员需要能够开展档案

学的教学、科研工作，贡献自己的研究成果和建议，从而为档案

管理事业的发展做出自己的贡献。

2、档案管理涉及面广、质量要求高

档案管理覆盖面极广，包含了国家机关、社会团体、企事业单

位等各个方面，因此档案管理人员需要对各领域的工作都熟悉。

同时，档案管理的主要任务是对历史事件及其演变、事实及其变

化进行记载、归档、备档和交流，这需要高质量的纪录，而高质

量的纪录则是建立在细致、周全、严谨、科学的工作方法之上，

进而提高工作效率、保证质量、促进工作成果的实现。

三、岗位要求

1、细致、严谨、沟通顺畅

档案管理人员本着细致、周密、科学的态度，对不同类型的档

案文献进行分类、保管、处理和查询。因此，要求档案管理人员

具有具有严谨认真、细致爱惜的性格，做事要有计划、有条不紊、

讲求细节，能够准确、及时、全面地备案记录、发布、接受、移

交相关的信息文件、流程文件、政策文件、调查研究、信息资料

等。

2、深入了解、熟练掌握文件管理系统

档案管理人员需要熟练掌握文件管理系统的使用方法，掌握各

项查询操作技巧。掌握文件管理系统的使用方法，可以帮助做到

档案管理的规范化、科学化，大大提高档案管理的效率。

3、具有良好的沟通协调能力

档案管理人员还需要具有良好的沟通协调能力，能够向上层领

导汇报、向下层员工传达要求和意见，能够与各个工作部门沟通

协调，处理突发事件及时有序地工作。有良好的沟通协调能力，

可以更好地与相关方沟通协调，解决各种问题。

四、总结

在档案管理日趋规范、逐渐专业化的趋势下，档案管理职位要

求越来越高，选聘人才更趋于精准化和特定化。任职档案管理人

员不仅需要对档案学、信息化等方面有一定的了解，还需要有良

好的沟通、协调、组织能力，全面了解文件管理系统的运用。档

案管理岗位虽然职责繁忙，但是也为青年人提供了较好的发展空

间，因此，有志于从事档案管理职业的青年人们应该抓紧时间，

加强自身的专业技能和规范化的管理思路，为今后进入这一职业

提供有力的支撑。