物业公司标准化体系文件保密管理制度.pdf

物业公司标准化体系文件保密管理制度

保密管理制度是一个组织机构内的涉及信息保密的各项管理规定和操作规程的集

合，对于保护物业公司所有的保密信息，建立保密意识，明确保密责任和保密制度的

执行要求，提高保密工作的科学性和效益是具有极大必要性的。本文将就物业公司标

准化体系文件保密管理制度进行论述，以保护物业公司的重要信息资产，营造保密工

作的良好氛围。

一、制定目的

物业公司是一个服务于业主的企业，在日常业务运营过程中可能涉及到业主的生

活、产业等重要信息，再加上物业公司自身的经营管理等机密信息，一旦泄漏或者不

当使用都可能会给物业公司和客户带来不良影响和损失。因此，本文制定保密管理制

度，旨在提高物业公司所有工作人员的保密意识，强化保密责任意识，建立健全的保

密管理制度，协调各部门之间的保密工作，实现对各类信息资产的保护。

二、保密范围

1、物业公司经营管理资料，包括各个部门的文件、合同、人事、财务、技术、

物资、档案等资料；

2、关键系统及数据，包括物业管理系统、财务管理系统、安防监控系统及其数

据等，以及提交给相关政府机构的各类报表等管理信息资产；

3、客户信息资料，如小区业主资料、租户资料等；

4、公司内部的各种技术资料，如各个部门的设计图、方案和研究报告等。

三、保密等级的确定

物业公司的机密等级分为3级，具体如下：

1、绝密级：适用于重要国防、政治、外交、经济、科学技术等保密信息资产；

2、机密级：适用于对物业公司、客户和员工利益有重要影响的保密信息资产；

3、秘密级：适用于对工作流程、管理制度等敏感的保密信息资产。

四、保密管理责任的落实

1、岗位责任：各岗位人员应当遵照保密管理制度，勇于担当保密工作责任，严

格执行保密规定，防止各类保密事故的发生；

1/3

2、安全责任：保密工作的安全责任由物业公司董事长和保密工作领导小组负责，

保密工作领导小组由管理人员和保密岗职责组成，主要负责保密工作意识的宣传、保

密管理制度的落实和保密事件的处置等；

3、监督责任：专门设立保密监察员，对保密制度的实施与管理、保密培训与教

育、保密检查与评估、保密应急与处理等方面进行监管。

五、保密制度的执行

1、信息的收集、处理、传递、储存、销毁之前，应经过认真审核，确保信息资

产的保密性；

2、保密相关规定的建议应提前反馈给相关部门；

3、严格保密申请制度，进行审批后方可进行操作；

4、限制员工携带物业公司的设备和文档出门和外带U盘等硬件设备；

5、建立培训与评估体系，合理评估保密工作的实施情况和工作成效；

6、定期开展保密检查，对涉密区域、设备和文件等资产开展安全检查。

六、保密事件的处置

1、针对泄漏或者遗失涉密信息或资料，应立即启动应急预案，对泄漏或丢失的

数据进行定位，尽快收回并进行后续处理；

2、对保密事件应及时报告保密领导小组，并启动调查程序以确认事件的真实性，

制定更加严格的保密工作保障措施。

七、制度的宣传

为营造良好的保密工作氛围，增强各员工的保密意识，应当采取以下措施进行制

度的宣传：

1、制定宣传标语及醒目的警示标志，将保密教育带到员工生活中；

2、开展保密工作的专题培训，讲述保密事件的案例，引起大家的重视；

3、员工入职培训需包括保密意识的培养；

4、定期就保密工作进行总结并且等规定，宣传胜利，严重违规。

八、保密管理制度的修改

2/3

保密管理制度随着时代的变化和实践经验的积累将不断完善。物业公司可以根据

实际需求对保密管理制度进行修改，但应当通过保密领导小组审核，董事长及保密监

察员的合法授权，并报批领导层进行批准实施。同时，修改后的保密管理制度应及时

向全体员工宣传知晓，确保人人参与到保密工作中来，一起守卫公司的信息安全。

结语

物业公司标准化体系文件保密管理制度制定出台是保证信息安全的重要保障。通

过以上讨论，我们应当做好保密意识的提升工作，通过优秀的保密管理制度为物业公

司的可持续发展提供坚实保障。