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物业公司档案建立与管理方案细则

第一节项目管理档案的建立

一、建立项目管理档案的要求

1、物业服务中心形成的各类资料文书，由档案室负责立

卷，并按归档制度，于次年第一季度内归档于档案室。立卷归

档工作要接受指导、协调和监督。2、在物业服务过程中形成

的会员档案及业主档案，由各责任部门负责立卷，并按归档制

度，于次月月初归档于物业服务中心档案室。专业性较强的或

者需要保密的档案，可以延长移交期限。

3、各质量记录由责任部门负责立卷，按归档制度按月归

档于物业服务中心档案室。4、档案室管理人员每月应对档案

保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复

制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。5、档案

室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。6、

档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防

尘、防高温等。7、物业服务中心所有档案为核心机密，任何

人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批

准后方可调阅。

8、档案一律不准带出档案室；复印、借用经同意办理完

登记手续后方可带出档案室；所有档案由档案室管理人员负责

调取、归还，并做好记录。9、档案管理人员每月对借用记录

进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。10、任何

人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位

或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法

律责任。

11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目次、卡

片、索引等检索工具，编辑档案文件搜集和各种参考资料，积

极主动地展开档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，

并注意掌握档案的利用结果。

12、档案分历久、短期档案；销毁档案时，应由行政人事

部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和保

密。

二、档案资料的内容

1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接受

验收资料及相关图纸，要求历久保存。

2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资

料、变更材料、过户资料等，需长期保存。物业服务中心与往

来书函记录。

3、会员档案：从入会开始至退会结束的所有资料，包括

入会资料、变更材料，退会资料等，需历久保存。会员档案自

会员退会起，保存两年后，必须予以销毁，并做好相关销毁记

实。

4、公文档案：公文办理完毕，依照划定将公文的定稿、

正本和有关材料（包括音像材料）收集齐全，立卷归档，历久

保存。

5、人事档案：员工进入物业服务中心报到后直至离职期

间发生的所有有关个人材料。人事档案在员工离职手续办理完

毕，保存两年后销毁。

6、质量记实：根据ISO质量体系要求，在物业服务过程

中形成的各类记实表式。第二节档案管理

一、档案建立程序

1、资料的收集

（1）建立档案室，采取先进管理手段，实施现代化、系

统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理。

（2）资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料

和信息资料的内容，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木

都有详细的资料收集。

2、资料分类整理

3、资料归档管理

拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档

储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图

纸等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保

存。

二、档案资料的分类

下面以表格的形式表述：

1、竣工验收资料

名称资料内容

工程建A.规划图纸、项目批文、用地批文

筑产权B.建筑许可证、投资许可证、开工许可证

资料

A.竣工图－总平面图、建筑、布局、装备、附属工程及潜

伏管线的全

套图纸；

B.图纸会审记录；

C.工程设计变更通知及技术审定单（包括质量事故处理记

实）；

D.隐蔽工程验收签证；

工

程

技

术

资

料

E.沉降观测记实；

F.竣工验收证明书；

G.新材料、构配件的鉴定及格证书；

H.水、电、采暖、卫生器具、电梯、消防、智能化等设备

检验合格证