某精制加工公司实验用品采购控制程序.pptx

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2024-01-01

某精制加工公司实验用品采购控制程序

目录

实验用品采购概述

供应商选择与评估

采购计划与预算制定

采购执行与监控

价格谈判与合同管理

付款结算与财务审计

采购绩效评估与改进

实验用品采购概述

实验用品是实验室日常运作的基础，采购合格、适用的实验用品对于保障实验的顺利进行至关重要。

保障实验顺利进行

通过合理的采购策略和流程，可以实现对实验用品成本的有效控制，同时确保所采购用品的质量符合实验要求。

控制成本与质量

采购符合安全标准的实验用品，有助于维护实验室的安全环境，降低实验过程中的风险。

维护实验室安全

包括试剂、溶剂、玻璃器皿、塑料耗材等日常实验所需物品。

常规实验用品

专用实验设备

实验室家具及设施

针对特定实验需求而采购的专用设备，如分光光度计、离心机等。

包括实验台、通风柜、安全柜等实验室家具，以及水电设施、照明等基础设施。

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实验室人员根据实验需求提出采购申请，明确所需物品的名称、规格、数量等信息。

需求申请

采购物品到达后，由实验室人员进行验收，确认物品质量和数量无误后，按照合同约定进行付款操作。

验收与付款

采购申请经过实验室负责人审批后，提交给采购部门进行审核和批准。

审批流程

采购部门根据采购需求和公司采购策略，选择合适的供应商进行询价和比价。

供应商选择

与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，并按照合同约定执行采购操作。

合同签订与执行

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供应商选择与评估

需求确认

明确所需实验用品的规格型号、数量、质量要求等。

市场调研

收集潜在供应商的信息，进行初步筛选和分类。

发出询价单

向潜在供应商发出询价单，要求其提供报价和相关资料。

报价比较

对收到的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、服务等因素。

现场考察

对部分重要供应商进行现场考察，了解其生产环境、设备状况、管理水平等。

确定供应商

根据综合评估结果，选择合适的供应商，并签订采购合同。

采购计划与预算制定

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STEP02

STEP03

市场调研

收集市场信息，了解实验用品的价格、质量、供应商情况等。

采购策略制定

根据市场调研结果和采购需求分析，制定相应的采购策略，如集中采购、分散采购、长期合作等。

采购计划制定

结合采购策略和实际需求，制定详细的采购计划，包括采购时间、数量、预算等。

根据采购计划和历史数据，编制实验用品采购的预算。

预算编制

将预算编制提交给相关部门负责人审批，确保预算的合理性和可行性。

预算审批

在采购过程中，根据实际情况对预算进行调整，确保采购活动的顺利进行。

预算调整

采购执行与监控

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交货延误处理

若供应商出现严重交货延误，采购部门需及时上报公司领导，并协商解决方案，如调整采购计划、寻求其他供应商等。

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交货期跟踪

采购部门需实时跟踪采购订单的交货期，确保供应商按时交货。

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催货措施

若供应商未能按时交货，采购部门需及时采取催货措施，如电话沟通、发出催货通知等，以确保实验用品及时到货。

质量检验

实验用品到货后，质量部门需按照相关标准进行质量检验，确保产品质量符合要求。

验收流程

质量部门检验合格后，实验用品进入验收流程。验收人员需核对采购订单、送货单、发票等文件，确保物品数量、规格型号等信息与采购要求一致。

不合格品处理

若实验用品存在质量问题或不符合采购要求，验收人员需及时通知采购部门和质量部门，并按照公司规定进行处理，如退货、换货等。同时，采购部门需对供应商进行相应处理，如扣除违约金、取消合格供应商资格等。

价格谈判与合同管理

充分了解市场行情

在谈判前，要对所需实验用品的市场价格、品牌、质量等方面进行充分调研，以便在谈判中掌握主动权。

明确合同条款

在签订合同时，应明确实验用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等关键条款。

严格履行合同

双方应严格按照合同约定履行各自义务，确保实验用品按时交付、质量合格。

建立合同档案

妥善保管合同原件及相关资料，建立合同档案，以便随时查阅和跟踪合同履行情况。

与供应商协商

与供应商就合同变更事宜进行充分沟通，明确变更内容、责任划分和补偿方案等。

跟踪执行情况

密切关注补充协议的执行情况，确保双方按照新的约定履行各自义务。

签订补充协议

经双方协商一致后，签订补充协议，明确变更后的合同条款和履行要求。

评估变更影响

在合同变更前，应对变更内容进行充分评估，分析变更对实验进度、成本等方面的影响。

付款结算与财务审计

采购实验用品时，根据合同约定，公司需在收到发票后一定期限内完成付款。具体付款期限根据采购物品的性质、金额及供应商要求而定，通常为30天或60天。

付款条件

公司主要采用银行转账、电汇等电子支付方式完成采购款项的结算。对于小额交易或特