2023档案管理办法.pdf

档案管理办法

1、目的

为了规范公司档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和

国档案法》、国家档案局发布的《归档文件整理规则》，结合公司实际，特

制定本办法。

2、适用范围

公司在行使职能和从事管理等各项工作活动中形成的具有保存价值

的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（档案）的管理适用本办

法。

3、机构与职责

综合部是公司档案管理的归口部门并负责公司人事档案的管理，负责

指导、监督、检查公司档案管理工作。各部门负责本部门内的档案管理工

作。综合部、各部门应分别配备专（兼）职档案管理员。

4、归档

4.1、归档范围及保管期限：详见《公司文件归档范围及保管期限表》

（附表1)。

4.2、归档一般要求

、文件材料办理完毕应及时整理归入档案盒，随办随归。

4.2.1

、个人不得保存应归档的文件。

4.2.2

、公司开展专项、阶段性工作形成的文档资料由牵头部门负责归档。

4.2.3

4.3、归档文件质量要求

归档文件应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

具体要求如下：

、归档文件必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，

4.3.1

格式统一。永久、长期保存的文件书写材料必须采用碳素墨水，禁止使用

易褪色书写材料如铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等；凡由易

褪色书写材料如复写纸、热敏纸制成的文件材料应复印保存；

、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数、文件页面等均

4.3.2

应齐全完整；

、同一年度的文件材料一般放在一起。但跨年度的请示与批复，放

4.3.3

在“复”文年归档；没有复文的，放在“请示”年归档；跨年度的工作总

结放在工作结束年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档。

、同一卷内不应有重复文件。

4.3.4

、归档文件材料的题名不要随意更改和简化；会议记录应填写每次

4.3.5

会议的时间和主要内容，字迹要工整。

、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内

4.3.6

容和责任者，须长期储存的，应以光盘介质为主。

、接收时间，文书档案在次年二月底以前接收完毕，其他门类和载

4.3.7

体的档案的接收，应按有关规定执行。

5、建档

各级档案管理员应依照《公司文件资料建档规范》等规定，将本部门的

档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。综合部负责建立公司档

案信息化管理系统。

6、档案移交

6.1、各部门应在每年二月底前整理本部门已建档的档案，填写《档案移交

清单》（附表

1)，移交入档案室。移交的档案应按文件建档规范的要求填写卷内文

件目录。

6.2、财务、工程等专业档案由本部门管理，档案目录报公司档案管理

部门备案。、档案管理员岗位变动时，必须办完档案移交手续后，方能离

6.3

开岗位。移交时，由各级档案管理部门的分管责任人负责监交。

7、档案销毁

7.1、申请与鉴定：档案超过保管年限或无保存价值时，档案管理部门应填

写《档案销毁审批与销毁确认表》（附表2)，由档案工作分管领导、业务部

门负责人、档案管理部门负责人及档案管理员等组成的鉴定小组提出是否

销毁的意见并签字。

7.2、销毁：经鉴定确认同意销毁的档案，档案管理员应先将其登录《档

案销毁清单》（附表3)，并在鉴定小组成员（两人以上）监督下销毁。档案

销毁后，销毁人、监销人应在《档案销毁审批与销毁确认表》上签字确认。未经

批准，任何人不得销毁档案。

7.3、销毁时应严格遵守保密制度，防止失、泄密事件发生。

8、档案的借阅、利用

8.1、借阅或复印档案时，必须在《档案借阅/复印登记表》（附表4）上

登记。借阅密级以上或复印密级以下档案，还必须报经档案管理部门负责人

同意；复印密级及以上档案，还须经档案分管领导同意。外单位人员借阅

或复印档案时，应持有单位介绍信并注明查阅内容，其审批权限上调一级。

8.2、档案一般仅在档案室借阅。借阅人应爱护档案，不得遗失、转借、

拆卷、调换、污损、圈点、划线、删改。

8.3、借阅人如