清远同乡会送大四策划书11.docVIP

广东海洋大学

清远同乡会端午晚宴暨大四毕业欢送会

策

划

书

主办方：广东海洋大学清远同乡会

时间：二0一四年六月二日

一．活动简介

活动目的：我们以吃乡饭的形式来欢度端午佳节，让大四即将毕业的师兄师姐感受深深的乡会情谊，来表达对他们的祝福。同时也给师弟师妹鼓励，让他们感受时光匆匆，务必珍惜。

活动主题：欢聚一堂吃乡饭，热热闹闹送大四

活动时间：2014年6月2日下午17:

活动地点：锅锅香饭店

活动前期工作

序号

具体工作

负责人

完成时间

1

制作提示卡纸（注：提示同届的位置区域，方便交流）

薛荧宽

晚宴前

2

派送邀请函（记得普通乡民邀请函写上号码）

陈杰敏

3

租借音响，调试话筒与音响

吴健科

4

预定粽子与啤酒，饮料，安排好晚宴各桌时所需物品

冼景宏

熊锦燊

晚宴前

5

装饰晚会地点

欧素娴

晚宴前

6

准备抽奖箱与抽奖奖品

晚宴前

活动当天

序号

具体工作

负责人

1

音响安放与控制

薛荧宽

2

场地布置及饮料安放

冼景宏陈杰敏

3

迎宾并收取邀请函

陈杰敏吴健科

4

主持抽奖环节

熊锦燊欧素娴

5

照相

冼景宏

四．活动流程

1、17:00乡民凭邀请函开始入场；

2、17:40左右开始吃饭；

3、当吃饭进行到尾声时进行抽奖环节（主持人：锦燊素娴）；

4、抽完奖，开始敬酒环节；

5、敬酒结束后，收拾离场。

五．晚宴后期工作

1、搞好场地清洁，收拾好东西，把饭店恢复原状（全体负责人）；

2、对没有拆封的食品与物品进行退还，已拆的分配或留给下次活动；

3、开会进行活动总结，统计好所用的经费。

六．经费预算（具体经费视情况而定）

序号

食品、用具

单价（元）

数量

总价（元）

备注

1

时菜

8

35

280

菜

式

2

咸鱼茄子煲

13

35

455

3

酸菜鱼

小15中20

21/14

315+280

4

红烧日本豆腐

10

35

350

5

西兰花炒肉片

12

35

420

6

番茄炒蛋

10

35

350

7

口水鸡

30

35

1050

8

酱爆鱿鱼

15

35

525

9

洋葱牛肉

15

35

525

10

雪碧·鲜橙多

6.5

70支

455

11

啤酒

34

18打

612

12

音箱

65

1套

65

13

充电宝

70

1

70

用作抽奖奖品

14

小风扇

20

3

60

15

纸巾

6

5

30

16

普通邀请函

300

17

纪念品+大四邀请函

5

100

500

18

粽

3

200

600

19

总价

6942

七．注意事项

1、对场地设施及所借的物品轻拿轻放；

2、场地布置已经和饭店老板协商好，下午饭店没客人可以提前过去布置场地；

3、晚宴前，通过飞信提醒乡民凭邀请函进场，不许携带同伴，并说明抽奖环节

凭邀请函上的号码兑奖，让乡民保存好邀请函，抽奖过程若出现空号，则作废，重新再抽号。（大四的乡民直接凭名字兑奖）；

4、若有人携带同伴进场，迎宾处应微笑阻难并说明这次乡会活动的原则。

八．应急方案

1、如有乡民忘记带邀请函，可凭报名成功信息入场；

2、晚会中，若有同乡身体不适或不幸受伤，由负责人送往校医；

3、如遇到紧急情况，负责人及时疏散会场，安排同乡到安全处。

附件

歌曲列表：

晚宴入场：十年，光辉岁月，朋友

敬酒环节：愿得一人心，讲不出再见，岁月

抽奖：预先在抽奖箱准备与邀请函上对应的名字和号码，主持人抽出后大声宣读，并现场兑奖。

奖品：一等奖1人充电宝一个；二等奖3人每人小风扇一个；三等奖五人每人一条纸巾。

3.纪念品（负责人：荧宽，景宏）

钥匙扣，内雕刻清远乡徽（约4元一个，此图为模板）

4..邀请函（负责人：健科,杰敏）

给来参加晚宴大四：外面

里面

给不来参加晚宴的大四的祝福语：

给大一大二大三的乡民的邀请函：

5.场地布置图：

绿色15人桌蓝色10人桌红色13人桌（共35桌）

可以容纳的人数4*15+21*10+11*13=413人