烟台某合成革集团公文文书管理制度.pptx

烟台某合成革集团公文文书管理制度

汇报人：XX

2023-12-29

公文文书管理概述

公文文书种类与格式规范

公文文书处理流程与规范

公文文书写作技巧与注意事项

公文文书传递、签收与存档管理

目录

公文文书保密、借阅与销毁规定

公文文书管理效果评估与改进方向

目录

公文文书管理概述

管理原则

公文文书管理应遵循“规范、高效、安全、便捷”的原则，确保公文的权威性、准确性和时效性。

管理目标

通过建立完善的公文文书管理制度，实现公文处理的标准化、流程化和信息化，提高公文处理效率和质量，降低企业管理成本。

公文文书种类与格式规范

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命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令具有权威性和强制性。

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定具有权威性和强制性。

公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告具有广泛性和周知性。

通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告具有普遍约束力和周知性。

通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知具有广泛性和时效性。

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公文用纸：一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

A

B

C

D

公文文书处理流程与规范

收到公文后，由专人负责登记，记录公文的基本信息和来文单位。

接收登记

相关部门或人员根据公文内容，提出拟办意见，报请领导批示。

拟办批办

对公文进行审核，确定其重要性和紧急程度，并根据内容分发给相关部门或人员办理。

审核分办

承办部门按照领导批示要求，及时办理公文，并定期向领导汇报办理情况。

承办催办

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草拟公文

根据工作需要，相关部门或人员草拟公文，明确公文的主题、内容和要求。

审核校对

公文草拟完成后，需经过相关部门或人员审核校对，确保内容准确无误。

签发用印

经审核校对无误的公文，报请领导签发，并加盖公章。

登记分发

签发用印后的公文，由专人负责登记，并按照要求分发给相关部门或人员。

所有收文和发文均需进行归档，包括纸质版和电子版。

归档范围

公文办理完毕后，应及时进行归档，确保档案完整、齐全。

归档时间

根据公文的重要性和内容，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。

保管期限

归档后的公文应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。同时，应定期进行档案整理和维护，确保档案的完整性和可用性。

保管要求

公文文书写作技巧与注意事项

明确性

公文中的信息必须准确无误，包括数据、日期、人名、地名等。

准确性

简洁性

规范性

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遵循公文写作的格式和规范，如标题、正文、结尾、署名等。

公文写作应明确表达思想，避免含糊不清或模棱两可的表达。

公文应言简意赅，避免冗长和重复，突出主题和要点。

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公文文书传递、签收与存档管理

传递方式

公文文书的传递主要采用电子邮件、内部办公系统和纸质文件三种方式。其中，电子邮件和内部办公系统为主要传递手段，纸质文件作为备份和存档使用。

时间要求

公文文书的传递应确保及时、准确。一般情况下，电子邮件和内部办公系统的公文文书应在发出后24小时内送达收件人，纸质文件则应在发出后48小时内送达。如遇特殊情况，需提前与收件人沟通并说明原因。

收件人在收到公文文书后，应立即进行签收。签收时，需核对公文文书的标题、编号、页数等信息，确保无误后在签收单上签字确认。若发现问题，应及时与发件人联系并说明情况。

签收手续

公文文书的传递、签收和存档工作实行责任人制度。各部门应指定专人负责公文文书的收发、登记和存档工作，确保公文文书的传递、签收和存档流程顺畅、规范。

责任人制度

公文文书的存档期限根据文件的重要性和保密等级而定。一般情况下，普通公文文书的存档期限为5年，重要公文文书的存档期限为10年，涉密公文文书的存档期限则按照国家和公司的相关规定执行。

公文文书的分类主要按照年度、部门、文件类型等要素进行。各部门应根据实际情况建立相应的分类目录，方便后续的查