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TheStructureandLayoutofaLetter
1.TheStructureofaLetter
英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、
封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。
除此之外。还有一些需根据实际需要而增加
的部分，例如参考标号、经办人、事由
标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，
这些部分可能出现在不同类型的信函中。
1）HeadingorLetterhead(信头)
信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，
商业信函和公函尤其如此。
一般社交信函的信头包括发信人的、地
址、、、电传及传真号码以
及地址等，置于信笺右上角。
大多数商业信函和公函的信头一般采用社
交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事
先印制好的信头（printedheading）,进行联系
时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，
这样做出于三个目的：美观（appearance）、高
效(efficiency)、(standardization)。信笺
上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述
内容打在信笺中上方或上方。
2）ReferenceNumber(参考编号)
参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一
家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参
考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格
处，与写信日期；在齐头式打印的信函中常置于写
信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。
Yourref.:345SCB/bxc
Ourref.:532ZXY/mzs
注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，
bxc为打字员首写字母。
注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，
mzs为打字员首写字母。
3）Date(日期)
每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行
处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全
齐头式时则置于左上方.
May4(th),1998式
4(th)May,1998英国式
写日期时务必注意以下各点：
（1）年份必须用数字写全，不能用02
代替2002。
（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标
准的简写。May,June,July不能简写。
（3）日期可用基数词(cardinalnumbers)也
可用序数词(ordinalnumbers)。但最好
用基数词
4在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和
日期之间不能用逗号隔开。
May20,2003
5写信日期（Date）不能全部用数字表示，如
5/4/2003，这样写容易引起误解。
4）InsideAddress(地址)
地址是收信人的或商行名，与信封
地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左
书写。地址内容及顺序如下：
▪一月：JanuaryJan.
▪二月：FebruaryFeb.
▪三月：MarchMar.
▪四月：April
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