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公司培训档案管理制度

公司培训档案管理制度

一、总则

为了规范公司培训档案的管理工作，提高培训管理效率和培训质量，制定本制度。

二、培训档案的定义

培训档案是指公司对员工进行培训的记录和相关资料的集合体，包括培训计划、培训评估、培训证书、培训反馈、培训考核和培训成果等。

三、培训档案管理的原则

1.规范性原则：培训档案的管理必须符合国家法律法规和公司规章制度的要求。

2.可行性原则：培训档案管理应适应公司业务发展的需要，方便操作和查询。

3.完整性原则：对员工的培训记录要全面、及时地收集、整理和保存。

4.保密性原则：培训档案涉及员工个人信息，应严格保密，仅限于授权人员查阅和使用。

四、培训档案管理的职责

1.人力资源部门负责制订培训档案管理制度，并进行培训档案管理的组织和指导工作。

2.各部门负责培训档案的汇总和整理，保证培训档案的完整性和准确性。

3.员工个人负责汇总和提交培训档案的相关资料，确保培训档案的及时性。

4.档案管理员负责培训档案的存档、整理、归类和检索工作。

五、培训档案的存储和保管

1.培训档案的存储方式可以采用电子存储和实物存储相结合的方式。

2.培训档案的实物存储可采用档案柜、保险柜等专门设备进行保管，存放环境应干燥、通风、防火、防潮和防腐蚀。

3.培训档案的电子存储应具备密钥和密码等安全措施，定期备份并存放在安全可靠的服务器上。

4.培训档案的保管期限为员工离职后的5年，期满后可按要求进行销毁处理。

六、培训档案的查询和使用

1.培训档案的查询和使用需经过授权，在合理范围内使用，严禁非授权人员查阅和使用。

2.授权人员可通过申请、审批和授权方式进行培训档案的查询和使用。

3.培训档案的查询和使用应遵守基本法律法规和公司规章制度，严禁违规使用和外传。

七、培训档案管理的监督和评估

1.公司应建立培训档案的管理评估机制，定期对培训档案的管理工作进行评估。

2.监督和评估部门应定期对各部门和档案管理员的工作进行检查和核实，并提出改进建议。

3.对于违反培训档案管理制度的行为，应及时进行纠正和处理。

八、附则

本制度的解释权归公司所有，如有需要修改或变更，应经公司相关部门批准并发布执行。

以上是公司培训档案管理制度的详细规定，其目的在于规范公司培训档案的管理工作，提高培训管理效率和培训质量。通过建立完整的培训档案管理流程，实现培训信息的全面、准确、及时记录和提供，为公司的发展提供有力的支持。九、培训档案的整理和归档

1.培训档案的整理

在员工培训结束后，各部门应及时整理员工的培训记录和相关资料。具体步骤如下：

（1）收集员工培训相关资料，包括培训计划、培训评估、培训证书、培训反馈、培训考核和培训成果等。

（2）核对员工培训资料的完整性和准确性。

（3）按照员工姓名或工号进行归档，可使用专门的文件夹或文件柜进行存储。

（4）制作索引，记录员工培训的时间、内容和培训机构，以方便后续查询。

2.培训档案的归档

为了保证培训档案的长期保存，应将其进行归档工作。具体步骤如下：

（1）确定培训档案的保管期限，一般为员工离职后的5年。

（2）将培训档案按照保管期限进行分类，并标注归档日期。

（3）将归档的培训档案存放在专门的档案室或保险柜中，保证其安全性和完整性。

（4）建立培训档案的借阅和归还制度，对借阅人员的身份和目的进行核实，并记录借阅情况。

3.培训档案的更新和维护

为了确保培训档案的及时性和准确性，还需要进行定期的更新和维护工作。具体步骤如下：

（1）定期与培训机构联系，收集员工的培训成绩和证书等相关资料。

（2）及时更新员工的培训记录和档案信息，确保档案的准确和完整。

（3）核实培训档案的存放情况，定期检查归档的培训档案，防止损坏或遗失。

（4）对于不再需要保存的培训档案，按照规定的程序进行销毁处理，确保信息的安全性和保密性。

十、培训档案的查询和使用

1.培训档案的查询

授权人员可以根据需要查询和使用员工的培训档案。具体流程如下：

（1）授权人员向档案管理员提出查询申请，同时提供相应的证明材料和事由。

（2）档案管理员根据申请人的权限和需要，查询相应的培训档案信息。

（3）查询结果应及时反馈给申请人，同时进行相应的记录和归档。

2.培训档案的使用

授权人员在使用培训档案时应遵守以下原则：

（1）培训档案的使用必须符合公司的规章制度和业务需要。

（2）培训档案的使用范围应明确，不得超出授权范围。

（3）培训档案的使用应严格保密，不得外传或泄露员工的个人信息。

十一、培训档案管理的监督和评估

1.培训档案管理的监督

公司应建立相应的监督机制，对培训档案管理工作进行监督和检查。具体措施如下：

（1）人力资源部门定期对各部门的培训档案管