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目录
文献材料组卷原则、措施、规定错误!未定义书签。
一、归档案卷质量规定………错误!未定义书签。
二、立卷的程序与措施………错误!未定义书签。
三、归档时间和归档手续……错误!未定义书签。
“南大之星”档案管理系统使用阐明…错误!未定义书
签。
第一部分
第二部分
第三部分
系统登录及密码修改错误!未定义书签。
案卷级目录著录措施错误!未定义书签。
文献级目录著录措施错误!未定义书签。
第四部分案卷级、文献级著录内容…错误!未定义
书签。
第五部分案卷及文献的修改和删除…错误!未定义
书签。
第六部分打印…错误!未定义书签。
第七部分常见问题汇总………错误!未定义书签。
学院文书档案归档范围及保管期限表错误!未定义书
签。
上海大学实物档案归档范围和保管期限表错误!未定
义书签。
上海大学人物档案归档范围和保管期限表错误!未定
义书签。
学院声像档案归档范围及规定……错误!未定义书签。
上海大学兼职档案员岗位职责……错误!未定义书签。
文献材料组卷原则、措施、规定
一、归档案卷质量规定
1、归档案卷总的质量规定是：遵照文献材
料形成的规律和特点，保持文献材料之间的历史
联络，合适考虑和辨别文献材料的不一样价值，
使档案便于保管和运用。
2、卷内文献材料必须精确反应学校活动的
真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期
保留。
3、文献材料准时间或重要程度排列。密不
可分的文献材料应放在一起归档。
■卷内文献排列次序为：批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件
在前，被转发件在后；结论性材料在前，根据性材料
在后；文字材料在前，图表在后；其他文献材料准时
间次序排列。
4、不一样年度的文献材料一般不得一起立
卷，一般文献材料归入文献形成年度；按学年处
理的文献，归入专门年度(教学年度)。
■跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年
度的规划、计划，归入文献内容针对的第一种年度；
跨年度的总结、汇报，归入文献内容针对的最终一种
年度；跨年度的会议文献，归入会议开幕的年度。
5、确定文献材料的保留价值，要根据学校
管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化
财富的需要，精确进行判断，可参见《上海大学
各门类档案归档范围和保管期限表》。
6、立卷视文献材料的数量进行，原则上每
卷不超过200页。当问题比较单一，文献材料较
少，又不便于一起归类时，可立薄卷。
7、凡属应归档的文献材料若采用计算机管
理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质并和光
盘一起归档。
8、编写页号：卷内文献材料按次序排好后，
装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文献
材料，均应依次在非装订线的一侧下角(用打号
机)敲页号。
9、卷内文献目录：卷内文献目录置于卷内
文献之前，它由次序号、文号、责任者、题名、
日期和备注构成。文献材料上如没有写明责任
者、日期，兼职档案员要考证清晰，及时补上。
■次序号：反应卷内文献的件数。若卷内有三
份文献，排序后，其次序号为：1、2、3。
卷内文献的件数一般以每份文献单独计算。请示
与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、
历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应算一件。
■文号：文献制发机关的发文字号。例：沪
教委高[2023]第40号；上大内[2023]第21号。
■责任者：形成该文献的单位或对文献负有责
任的签名者。例：上海大学、上海大学教务处。
■题名：即文献标题，一般应照实抄录。对
文献材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名
无实质内容或无题名，要重新确定，并加“[]”号。
■日期：文献的形成时间，例
■备注：对卷内文献作必要阐明。若无不需
填写。
10、卷内备考表：卷内备考表置于卷末，用
来保护文献，阐明卷内文献状况。
本卷状况阐明：填写卷内文献的状况，如文
献的缺损、修补、补充、移出、销毁等状况，以及需
要注明的状况。一般无特殊状况此项不用填写。案卷
立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填
写并标注时间。
■立卷人：由构成本卷的责任者签名。
■检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行
检查后签名。
■立卷时间：完毕立卷日期。例：2023.05.20。
11、案卷装订：案卷装订前应去掉卷内文献
上的金属物，托裱破损文献、字迹模糊的文献应
把复制件与原件放在一起。装订时要留出装订部
分，用绳线勒紧结牢，采用“三点一线”法装订，
一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张，不要
把字迹装订掉。
12、拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，
由立卷人自拟。案卷题名应简要确切，构造一致，
一般不超过50个字。其常用构造：责任者(作
者)+问题(内容)+文种(名称)。
■责任者：指卷内文献的重
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