测绘成果及资料档案管理制度.docVIP

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制

度

档案管理工作程序

一、档案工作的基本程序

一般分收集、整理、鉴定、保管、记录、编目与检索、提供运用、编研等八个环节。

二、档案工作各环节的工作程序

1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。

1．1工作内容：

a收集各部门文书解决完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文献材料。

b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文献材料。

c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文献材料。

d收集会计凭证、帐册、报表。

1．2工作环节

a文档从收文和自制文献材料形成起，做好分类收集工作。

b科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及规定和责任者。

c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。

d档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。

e归档时必须填写交接清单，交接无误后署名盖章以示负责。

1．3质量规定

a收集归档文献材料要完整、准确、系统、齐全。

b制成材料要优良，笔迹线条要清楚，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写。

c归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

d归档材料要符合各种类文献材料的标准规定。

2整理

2．1工作内容

a将收集来的文献材料按各类归档制度的规定，进行整理，使归档材料达成标准化、规范化、程序化。、

b对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。

2．2工作环节：分文献材料组卷和案卷整理二部分：

a文献材料的组卷环节：将收集来的具有保存和运用价值的材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。

b案卷整理的环节：分类排列——编案卷目录——编档号。

2．3质量规定

a分类要对的，卷内文献和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文献之间的有机联系。

b装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和运用。

c案卷的封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清楚、对的，题名要简洁明了。

d编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范规定。

3鉴定

3．1工作内容

分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，重要任务是：

a对档案的完整性、对的性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。

b对其保存和使用价值进行鉴别，拟定保管期限。

c编制保管期限和销毁清单及解决销毁的档案材料。

3．2工作环节

a成立鉴定小组，以总工为主。

b制订和修订各类档案的保管期限表。

c具体鉴定：

(1)初始鉴定：收集时一方面鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小

拟定保管期限。

(2)后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，拟定其存毁问题。

d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。

e审批及解决，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。

3．3质量规定

a鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实用主义。

b鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。

c鉴定结论对的，销毁档案手续齐全。

4保管

4．1工作内容和环节

a一方面将整理好的案卷，按分类规定存入档案柜，有醒目的标志。

b对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。

c对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。

d对破损和笔迹褪变的档案进行修复和补救工作。

e做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。

f搞好库房及其周边的环境卫生。

g要制订档案的保管、保密和销毁制度。

4．2质量规定

a库房要有温度控制，做到“三分开”，达成“七防”规定。

b装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。

c要符合安全和保密规定。

5记录

5．1工作内容和环节

a掌握家底，全面记录各门类各种载体档案的数量，

b做好当年各门类各种载体档案的接受移交、鉴定、销毁、保管期限的数量记录和密级档案的数