计算机技术在文档管理中的应用研究.docxVIP

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摘要

为了提高信息处理能力，提升文件档案管理的科学性，介绍了计算机技术、文件档案管理及其融合。计算机技术在文件与档案管理中具有重要意义，可提升文件档案管理工作效率，增加文件档案管理容错率，减少文件档案管理成本。分析了计算机技术在文件档案管理中的具体应用及融入体系，建立完整的管理模式，应用软件对文件与档案进行个性化处理。应广泛应用计算机技术，提升文件档案管理效率，将计算机技术与传统行业相结合，实现高效的文件档案管理。

关键词：计算机技术；文件与档案管理；信息熵；应用

一、引言

计算机技术是一种基于电子计算机的科学技术，最初是指用于进行数学计算的技术，后逐渐演变成系统管理、算符设计、中央处理、输入与输出等技术，对于各个信息熵较小的系统进行信息收集处理，转化为通俗易懂的信息，供人们使用。文件与档案管理涉及的信息很多，此系统的信息熵较小，需要对信息进行多次收集与处理，才能转化为可使用的信息。计算机技术具备高效的信息处理能力和一定的信息容错率，应用范围较广。而文件与档案管理是一类工作量较大的工作，需要对每个单位进行归类收集及处理放置，采用传统的方式来进行工作，工作量很大。信息时代，每时每刻都有全新的信息产生，人口出生、毕业、高考等都需要使用文件与档案管理，信息量繁多且种类复杂，传统的文件处理技术难以实现对文件档案的高效管理，应用计算机技术进行管理是重要的发展方向。

二、计算机技术及文件档案管理

计算机技术的含义分为广义和狭义，本研究主要探讨计算机技术与文件档案管理的结合。

（一）计算机技术

计算机技术用于计算难以进行计算的项目或数据，逐步形成了核物理电子计数技术、通信技术等分化更为明确的技术。随着计算机技术的不断迭代更新，其功能也在不断增加，工作效率不断提升，成为了一种不可替代的科学技术。文件档案管理在各行业中均有所涉及，基于计算机技术可对文件或档案进行管理，做到有条不紊和精益求精。

（二）文件档案管理

文件档案管理自古以来就存在，其已渗透在人们生活的方方面面。

1.文件档案管理现状

我国是一个人口基数较大的国家，具有高效的文件档案管理能力。公司企业也离不开档案与文件管理。人事部需要对入职或离职的人员进行文件和档案管理，对于项目收益及实施措施需要通过文件来进行记录，这关系着公司收益和发展。总的来说，文件档案管理是我国不可分割的一部分管理事业，文件档案管理使得各行业实现了秩序和规范管理。

2.信息熵

信息熵是一个从物理学中抽离出来的概念，融入了热力学中熵的概念，常采用信息熵的方式来评定一个系统信息的有序性和无序性。通常一个信息系统中，信息熵越高，则代表一个系统的信息越混乱，若一个信息系统从无序变为了有序，则称这个系统为熵减。文件档案管理的本质在于增加一个系统中的信息熵，将系统从无序状态逐渐转化为有序状态，从而实现对信息的管理。文件档案管理领域中，常采用文件收集信息及档案收集信息的方式实现一个系统的信息熵减少。文件档案管理还关注信息熵减少或增加的速率，传统模式下的文件档案处理信息熵减少的速率会越来越低，将计算机技术引入到文件档案管理中，可将信息熵减少的速率增加，从而提升管理效率。

（三）计算机技术与文件档案管理的有机结合

计算机技术是科学技术发展的主要方向之一，文件档案管理是我国必不可少的管理领域之一，计算机技术具有很多特性，与文件档案管理完美地契合，二者之间可以进行一些有机融合，从而提升文件档案管理效率、管理容错率、降低管理所耗费的成本。将计算机技术融入到文件档案管理中，能够继续发展和迭代，实现科学技术的创新和改造。计算机技术融入到文件档案中并不是将整项技术融入其中，而是将计算机技术与文件档案对等融合，文件档案管理中涉及最多的是信息数据处理和收集归类，因此，引入计算机技术主要针对的是文件档案管理中的信息数据管理处理机制。通过机制使传统的文件档案管理项目优化，为文件档案管理行业增添一些优势。

二、计算机技术在文件及档案管理中的意义

科学技术的发明和创新对于各行业发展具有较为深远的意义，以文件档案管理来说，计算机技术能够提升工作效率，增加管理容错率，减少管理耗费的成本，极具现实应用意义。

（一）提升文件档案管理工作效率

文件档案管理工作量较大，包括对文件信息的收集、处理、转化、归类等流程，以文件档案管理来说，其工作量已经很大，当增加了文件档案管理基数后，工作量将不断提升。将计算机技术应用到文件档案管理中会大大增加工作效率，计算机技术对文件档案管理的处理是通过采用各项程序及代码，使处理速度相较于人工更快，这无形中提升了计算机技术的工作效率。对于文件档案管理来说，传统的纸质档案在现实的三维空间中占据较大空间，人工整理需要将档案进行排列和组合，耗费不少时间。引入计算机技术后，能够将文件和档案进行虚拟