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金自天正公司采购供应工作管理制度

总则

采购供应工作是公司经营管理的重要组成部分。

采购供应工作必须遵守国家颁布的各项政策、法规的有关规定。采购供应工作人员要严格自律，遵纪守法，廉洁奉公。

为了加强对采购供应工作的管理，保证工程、生产、产品研发等方面所需物资的供应，提高采购质量，减少采购成本，特制定本制度。

机构与职责

采购供应工作涉及公司以下部门，其职责分述如下：

采购供应部

负责公司采购供应及外协加工的组织实行；推荐分承包方，签订供需协议；负责所有对外付款和财务报销手续；解决采购材料和设备在采购和使用中的有关纠纷；负责建立健全比价采购台帐并及时更新。

管理规划部

负责编制和下达工程、生产、产品研发所需设备、物料采购计划和外协加工计划；负责采购报销的审批并履行对采购价格的监督；负责公司物料的库存与存量控制；组织对分承包方的资格审查和评价；协调采购部与各事业部之间的工作；协助采购部建立健全比价采购台帐。

公司办公室

负责编制和下达普通办公用品、劳保用品、办公家具采购计划；负责上述采购报销的审批并履行对采购价格的监督。

4、质量办公室

负责组织采购物资及外协加工件的检查、验证；参与对分承包方的资格审查和确认工作；负责对厂商供货的产品质量进行监督，并将有关信息及时反馈给采购供应部与管理规划部。

5、各事业部

负责提出采购及外协申请计划并提供准确的采购规定；将采购产品在使用过程中发生的问题及有关信息及时反馈给管理规划部。

采购实行办法

采购计划

采购计划内容应包含设备或材料名称、规格型号、数量；特殊情况时应包含技术规定、安装尺寸、生产厂家、参考价格、交货期等；若需从供应商处直接发运到用户现场，应注明收货单位、联系人、到站（地址）、邮编、电话及传真等。

工程、产品项目需要的材料、设备（涉及外协加工）等，由事业部根据协议及设计任务书或生产任务单编制材料、设备需求计划（又称“材料表”），经管理规划部（综合计划室）根据协议内容并结合库存情况编制采购计划下达给采购供应部。

产品研发项目需要的材料、设备，由研发部门编制材料、设备需求计划，经管理规划部（综合计划室）审核后编制采购计划下达给采购供应部进行采购；少量的规格、型号不拟定的材料、设备（限2023元以下）可以由研发人员自行采购，但事后必须补办申购计划。

生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、设计开发、办公等需要的设备和工具，由使用部门按照公司设备管理制度编制设备需求计划，经管理规划部（物产资源室）审核并报公司主管领导（重大项目和设备报董事会）批准后编制设备采购计划，下达给采购供应部。

普通办公用品、劳保用品、办公家具由使用部门根据有关标准和规定编制需求计划，经公司办公室审批后下达给采购供应部。

（二）采购方式

采购供应部按照采购计划组织实行采购。采购应按照“择优、择廉、择近”的原则并选择最有利的方式进行。采购方式一般有如下几种：定点供应商长期报价采购、议标采购和一般采购。

定点供应商长期报价采购

凡经常使用且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格，采购供应部根据议定价格进行采购。（常用材料与设备见附件）

拟定定点供应商的原则：

（1）由采购供应部提供拟定为定点供货厂商名单（每类设备或材料原则上应有三家以上供货商，且必须是本公司的合格分承包方），以及供货产品样本和报价等资料。管理规划部负责组织相关事业部、市场营销部、采购供应部、质量办公室等部门，共同对定点供货厂商进行综合评价，筛选出符合条件的供货厂商并拟定该厂商的供货资格与供货范围。采购供应部分别与被拟定资格的厂商协商优惠供货价格、签订供货协议。采购供应部应及时将协议价格提交管理规划部备案。

（2）采购供应部负责编制包含供货内容及价格的定点供货厂商名录，经上述部门认可后分别存管理规划部、采购供应部和质量办公室。采购供应部与管理规划部依据此名录进行采购和审核。

（3）定点供货厂商名录每年评审一次，质量办公室、使用产品的相关事业部负责对厂商供货的产品质量进行评价，管理规划部和采购供应部对厂商的交货及价格等情况进行评价；对出现两次以上严重质量问题的供货商要取消其供货资格。

（4）生产外协加工定点厂的拟定参照上述办法进行。新增长的外协厂商必须进行实地考察对其生产条件、质量保证能力等有关方面综合评价后再行拟定。

议标采购

对于一次采购金额超过界定值的大宗材料与设备，或重点工程项目中的一些关键材料与设备，采用议标方式进行采购。环节如下：

（1）采购供应部负责组织相关事业部、市场营销部、管理规划部、质量办公室等部门组成议标小组，拟定参与投标供货厂商名单（应优先选择定点供货厂商）；

（2）由采购供应部向供货厂商发出询价标书并回收标书；

（3）议标小组负责对收集到的供货厂商提供的投标资料进行综合评审，采用投票或其他方式拟定供