空白合同管理制度.docx

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“空白合同”管理制度

总则

为便捷直销同事应急状况下的签约，规范合同使用及签约流程，在提升销售收入同时维护公司合法权益，特就公司单方用印后空白合同的领取与使用问题制定本管理制度。

适用范围：

1.2.1本制度适用于某信息科技（北京）有限公司（简称“公司”）；

法务部、财务部及销售管理部将按照本制度的规定，分工负责空白合同的制作、审核与相关考核及追责。

定义

2.1.空白合同：是指由法务部制作并经财务审核无异议的，除合同客户信息、交易数量之外的条款已确定，且已加盖本制度第1.2条所列公司合同章的纸质打印版合同。

2.2.有效期：每份空白合同的有效期为30日，自签字领取之日起算。

空白合同的制作

3.1.空白合同由法务部根据直销业务实际需求起草和修订，并由财务部审核确认后定稿。

3.2.法务部及财务部将根据公司实际业务模式的变动情况，不时调整合同范本。一旦新的合同范本定稿发布，按旧版合同范本制作用印的空白合同应立即收回并作废。已领取旧版空白合同的同事须在法务部发布相关通知后2个工作日内将尚未使用的空白交回法务部予以作废处理。

空白合同的领取

4.1.领取流程：

4.1.1需要使用空白合同的业务团队负责人，可通过“钉钉”工作台中的“审批”应用中的“盖章申请”流程申请空白合同的领取。

盖章流程为：申请人——团队负责人——销售管理部——法务部——行政部

4.1.2销售管理部负责审核该申请人及团队是否出现违反商机管理相关制度及其他销售制度的情况，法务部负责审核该团队负责人前期是否完成已签约合同归档及作废空白合同的交回工作，是否出现了本制度第八条规定的不予发放的情形，并根据实际情况判断是否予以发放。

4.2.可领取数量：

4.2.1每个业务团队每月仅可申领2份空白合同（即，仅为一个客户申领一式两份）。自上一次领取空白合同之日起30个自然日内，无论任何原因不得再次申领新的空白合同。

4.2.2首次领取时，各业务团队均可领取一式两份空白合同；以后每月，销售管理部将根据各团队上月销售业绩的实际情况判断该团队当月可领取数量（当月目标达成率大于等于50%，下月可申请领取一份，当月目标达成率大于等于100%，下月可申请领取两份）。

4.2.3若上一次申领的空白合同因超期未使用而作废的，则该团队负责人在任何时候不得再次领取空白合同。

4.3.编号：

4.3.1.法务部、财务部及销售管理部共同制定空白合同编号规则。

4.3.2.法务部负责对空白合同进行编号及登记管理。

4.4.领取登记：

4.4.1.行政部将根据审批结果，将已编号可发放的空白合同用印盖章，待领取同事根据法务部通知实际领取并签字确认。

4.4.2.领取空白合同时，合同领取人及该团队负责人需签署《承诺函》，若因空白合同的遗失或使用给公司造成任何损失的，公司有权直接在该合同领取人及团队负责人后续薪资发放时扣除对应金额，作为对公司的损失赔偿。若薪资总额不足以赔偿公司因此遭受损失的，公司可以继续向合同领取人及该团队负责人追偿。合同领取人及团队负责人就此损失赔偿责任承担连带赔偿责任。

空白合同的签署与归档

5.1.签署：销售同事在使用空白合同时，可将空白合同中的客户信息、交易数量进行手写填写。且手写信息须符合以下要求：

5.1.1.客户信息须与对方营业执照及所加盖印章上显示的信息保持一致；

5.1.2.交易数量与实际交易单价必须符合公司届时有效的价格政策；

5.1.3.所有手写信息，须要求客户在签署时加盖印章予以确认。

5.1.4.手写信息的填写及合同签署人必须为空白合同领用人，不得委托任意第三人代为签署。

5.2.归档：销售同事须在客户盖章签署完毕后5个工作日内，将已生效的合同交还法务部归档。

5.3.认款：销售同事需在认款前补全CRM系统中的审批流程信息（选择标准合同）。财务部及销售管理部仍将根据CRM系统中的相关信息对相关同事的销售数据进行实际确认。

5.4已领取的空白合同仅限于签字领取人本人或其团队成员使用及保管，不得转交其他人使用或保管。

5.5.商机冲突：销售同事签约前务必在CRM系统进行商机检索。所有以空白合同签约的客户，必须是该签约负责人事先在销帮帮系统录入登记的商机线索，且商机阶段至少处于“做调研阶段”。若出现空白合同已签约客户负责人与系统登记线索负责人冲突的，此订单视为抢单，该客户业绩归入系统登记的线索跟进人名下。

空白合同的作废

6.1.已领取的空白合同在客户正式签署之前有以下情形应当予以作废：

6.1.1.对手写信息进行任何形式的手写涂改且未经客户盖章确认的；

6.1.2.公司已发布新版本合同范本；

6.1.3.手写交易数量或交易价格不符合规定的；

6.1.4.