行政助理负责行政事务协调.pptx

行政助理负责行政事务协调

汇报人：XX

2024-01-04

目录

contents

行政助理角色与职责

日常事务处理与协调

人力资源相关事务处理

财务管理与费用控制

跨部门沟通与协作能力提升

法律法规遵从与风险防范

行政助理角色与职责

01

协调者

行政助理在组织中扮演协调者的角色，负责协调各部门之间的行政事务，确保各项工作的顺利进行。

信息传递者

行政助理需要及时、准确地传递各类行政信息，包括政策、规章制度、会议通知等，确保组织内部信息的畅通。

服务提供者

行政助理需要为组织内的员工提供优质的行政服务，包括办公用品采购、会议室预订、差旅安排等。

行政助理需要负责处理各类日常事务，如接听电话、接待来访者、安排会议等。

日常事务管理

文书工作

资产管理

员工福利管理

行政助理需要负责撰写、整理、归档各类行政文件，如会议纪要、报告、合同等。

行政助理需要负责管理公司的固定资产、办公用品等，确保资产的完整和安全。

行政助理需要协助人力资源部门管理员工福利，包括社保、公积金、商业保险等。

接收任务

制定计划

执行任务

跟进与反馈

根据任务要求，行政助理制定详细的工作计划，包括时间安排、资源调配等。

按照计划，行政助理开始执行任务，包括联系相关人员、准备所需物品等。

在任务执行过程中，行政助理需要不断跟进进度，及时反馈问题和解决方案，确保任务的顺利完成。

行政助理从上级或相关部门接收任务，明确任务要求和完成时限。

日常事务处理与协调

02

03

文件传递与借阅

负责文件的传递、借阅和归还，确保文件传递的及时性和安全性。

01

文件分类与归档

按照公司规定对各类文件进行分类、编号、登记和归档，确保文件资料完整、有序。

02

档案保管与更新

定期对档案进行整理、保管和更新，确保档案信息的准确性和时效性。

会议筹备

协助安排会议时间、地点、参会人员等，确保会议的顺利进行。

会议记录与整理

负责会议的记录和整理，形成会议纪要，供参会人员查阅和存档。

会议后续跟进

对会议中提出的问题和建议进行跟进，确保相关工作的落实和执行。

热情接待来访者，了解来访目的，协助安排会见及相关事宜。

来访接待

接听公司总机电话，礼貌应答，准确记录留言并及时转达给相关人员。

电话应答与转接

遇到突发事件或紧急情况，及时报告并协助处理，确保公司正常运转。

突发事件处理

人力资源相关事务处理

03

发布招聘信息

在各大招聘网站、社交媒体等渠道发布招聘信息，吸引潜在求职者投递简历。

安排面试

与候选人确认面试时间和地点，协助安排面试流程，确保面试顺利进行。

筛选简历

根据岗位需求和公司标准，对收到的简历进行筛选，挑选出符合要求的候选人。

协助制定招聘计划

根据公司的业务需求，协助人力资源部门制定招聘计划，明确招聘岗位、人数和招聘时间等。

通过调查、访谈等方式了解员工的培训需求，为制定培训计划提供依据。

培训需求分析

根据员工的培训需求，协助人力资源部门制定培训计划，明确培训目标、内容和时间等。

制定培训计划

协助组织培训活动，包括场地布置、设备准备、资料打印等，确保培训顺利进行。

培训实施

通过问卷调查、考试等方式对培训效果进行评估，为改进培训计划提供参考。

培训效果评估

制定考核标准

协助人力资源部门制定绩效考核标准，明确考核指标和权重。

收集考核数据

定期收集员工的工作绩效数据，包括工作量、工作质量、工作效率等方面的数据。

数据整理和分析

对收集到的绩效数据进行整理和分析，形成绩效报告，为管理层提供决策依据。

反馈和改进

将绩效结果反馈给员工本人和直接上级，协助制定改进计划，促进员工绩效提升。

财务管理与费用控制

04

协助领导进行预算编制，收集各部门的预算需求，整理、汇总并初步审核预算数据，确保预算的合理性和准确性。

实时跟踪和监控预算执行情况，对超预算或预算外支出进行预警和提示，确保各项费用在预算范围内合理支出。

预算执行跟踪

预算编制

定期组织对固定资产进行盘点，确保账实相符，及时发现和处理盘亏、盘盈等问题。

固定资产盘点

对达到报废标准的固定资产进行鉴定、评估和审批，协助办理报废手续并进行相应的账务处理，确保固定资产管理的规范性和准确性。

固定资产报废处理

跨部门沟通与协作能力提升

05

活动策划

结合公司文化和团队特点，策划具有吸引力和凝聚力的团队建设活动。

活动组织

负责活动的组织、宣传和执行，确保活动的顺利进行和目标的达成。

活动效果评估

对活动效果进行评估和总结，为今后的团队建设活动提供参考和改进方向。

03

02

01

法律法规遵从与风险防范

06

对合同草案进行仔细审查，确保合同条款明确、合法，并符合公司的商业目标和利益。

合同文本审查

识别合同中潜在的法律风险，如违约责任、争议解决等，并提供相应的风险提示。

法律风险评估

监督合同的履行过程，确保