文字录入与编辑实训教程 第2版 课件 第4章 英文文档训练营.ppt

任务情境韩梅梅在辽宁省教育厅工作，想在今年十一期间去英国游玩，要申请签证。单位需要给其开具相关证明。任务分析⒈工作思路根据中文证明简明扼要的写出英文样式。译好草稿后，用Word软件录入计算机，并按规范排好版，打印出来。任务分析⒉注意事项⑴行文简洁明确，用语把握分寸。⑵语气平和有礼。⑶内容针对性，答复明确性，注意时效性。知识储备⒈英文公函信件公函是用于机关、单位之间互相商洽、询问、大副、请求时使用的一种公务性信件，包括国内的，也包括国际的。与一般的书信相比，公函对信封信纸及结构的要求都比较严格，形式也不尽相同。知识储备⒉英文公函信件的基本要求⑴行文简洁明确，用语把握分寸。⑵语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。⑶复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。⑷注意时效性，特别是复函更应该迅速、及时。知识储备⒊英文公函的格式及写法⑴英文公函的基本格式与一般的社交书信略有不同，但与商务信函有些相似，信纸上端都印有单位名称、地址和电话号码以及电报挂号，便于收信人联系。⑵写信日期的位置，在公函书信中，一般写在信头下面的右方，但也有写在中间的。⑶公函信件除在信封上写收信人的姓名和地址外，信内还要重复一遍，它的位置在信纸的左上方，低于日期二至四行。与商务信函相同。知识储备⒊英文公函的格式及写法⑷公函的称呼因是写给单位的，应用DearSirs（英式称呼）或Gentlemen（美式称呼）。⑸公函还有一项“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信内的主要内容。既中文格式中的标题。⑹附件在公函里也是常见的。凡信内有附件的，尽管信文内已有说明，但在Initials下面仍应附注表明附件若干。⑺在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。技能点拨⑴打开Word软件，切换输入法，把英文信件的内容录入进电脑。⑵选中写信人地址及日期“DivisionofPersonnel，DEPARTMENTOFEDUCATION，OFXXPROVINCE,P.R.CHINA，28thMay2021”，“开始”选项卡→“段落”组→“右对齐”。技能点拨⑶选中收信人地址及称呼“EMBASSY大使馆/CONSULATE领事馆ofTHEUNITEDKINGDOMOFGREATBRITAINANDNORTHERNIRELAND，Towhomitmayconcern，DearSirorMadam：”，“开始”选项卡→“段落”组→“左对齐”。⑷选中正文文字，选择“开始”选项卡→“段落”组右下角折叠按钮，在弹出的对话框下设置→特殊为“首行”，“缩进”为“2字符”。⑸选中全文，在“开始”选项卡→“字体”组→字号为“小四”。第4章英文文档训练营任务四英文信封的录入第4章英文文档训练营任务一英文信函的录入任务情境李华是一个中国的学生，性格外向，团结同事。有很好的英语表达能力，从小学就开始当志愿者了，有着丰富的志愿者服务经验。看到贵公司最近招聘2022年北京冬奥会志愿者的广告很感兴趣，希望通过此次志愿者活动向世界展示中国。任务分析⒈工作思路写自荐信，首先要明确表达出自己的愿望，然后重点写自己的能力、经历等，最后表达自己的强烈愿望。语言要婉转,简短，格式不需要太复杂。写好草稿后，用Word软件录入计算机，并按规范排好版，打印出来。任务分析⒉注意事项⑴写日期时有两点需要注意：①月份最好不要缩写，如April和October不要写成Apr.和Oct.；②不要用数字来代表月份，如不要用4代替April和10代替October。⑵称呼若为单数时，可用DearSir而不可用Gentlemen；英国人在称呼后面习惯用逗号“，”，如：DearMr.Wang，而美国人则习惯用冒号“：”，如：DearMr.Wang：。任务分析⒉注意事项⑶信文如分段，第二段起以后各段的开头第一个词要同第一个词取齐。⑷写信时最好将事一次讲清楚，尽量少用或不用P.S.。知识储备⒈英文书信的分类书信一般可分为商务信件或公函（Business>>LetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。知识储备⒉英文书信的格式英文书信的一般可分为八个部分，如下：⑴信头（Heading）⑵日期（Date）⑶收信人姓名和地址（InsideName&Address）⑷称呼（Salutation）⑸信文（BodyoftheLetter）⑹结尾谦称（ComplimentaryClose）⑺署名（Sig