合同评审控制程序.doc

江苏道明化学有限公司 QHEMS/B-7201-Ⅰ-2015 合同评审控制程序 发放编号： 受控状态： 编制： 销售部 审批： 陆乔年 2015-1-1发布 2015-1-1实施 江苏道明化学有限公司 文件编号 QHEMS/B-7201-Ⅰ-2015 合同评审控制程序 修改 第0次 页码 第PAGE 1页 1目的 对本公司每份合同/订单（草案）的内容进行评审，确认本公司是否具有满足合同/订单要求的能力，协作厂家是否有满足合同/订单要求的能力。 2适用范围 适用于本公司在每份合同/订单签订前，就合同/订单内容及履约能力进行评审的活动。 3职责 3.1销售部负责合同评审。 3.2生产部、销售部、采购部、技术部参与合同评审。 3.3总经理负责批准特殊要求产品及重大销售合同。 4 工作程序 4.1顾客需求和期望的识别 销售部负责识别顾客对产品的需求和期望，根据顾客的要求，如合同草案、投标书、口头（电话）、订单等，包括： 顾客明示的要求，包括产品的质量要求、交付日期、支持服务（运输、保修、培训等），价格等 方面要求。 顾客未明示的要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求； 国家强制性标准及法律、法规规定的要求； 公司为满足顾客要求所作出的承诺。 4.2对产品要求的评审 4.2.1在投标、接受合同或技术协议前，销售部应组织对产品要求的评审。 4.2.2评审 4.2.2.1对产品要求的评审应确保: 产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定； 顾客的要求在接受前得到确认； 双方不一致的意见已予以解决； 公司有能力满足规定的要求。 4.2.2.2合同分类 口头订单：老顾客以电话等口头形式所确定的标的较小的合同或协议。 常规合同：常规产品合同； 特殊合同：常规合同外的所有合同，如标的较大，产品改进采用新材料、新技术的合同。 4.2.2.3公司根据不同的合同类型采用不同的方法进行评审产品的要求 a)口头定单（如电话定单），由销售部业务接洽员负责将相关内容（或要求）填入“来电来函登记表”中，经双方（电话订单采用电话记录的方式）确认后报销售部负责人签字确认即完成评审。 b)常规合同，签订合同双方签字盖章视为合同评审完成。 c)特殊合同：由销售部牵头会同生产部、销售部进行会议评审，必要时，评审可邀请顾客或其他代表参加，以便对合同中的产品要求进行协商，取得一致意见，业务接洽员在“合同评审表”上填写评审意见，各相关部门负责人（评审人员）签字确认，报总经理批准后实施。 4.2.2.4在评审过程中，评审人员对产品要求中的有关内容提出异议或修改建议时，由销售部负责与顾客联系，征求其书面意见，必要时，再组织有关部门进行会议评审。 4.2.2.5销售部负责保存“来电来函登记表”、“顾客的要求评审表”，合同及其他相关文件，包括评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。 4.3合同的签定和实施 4.3.1对产品要求评审后，销售部负责人或业务员代表公司与顾客签订合同，对老顾客的口头定单，双方对“来电来函登记表”确认后，即视同签订合同，对于新顾客需安排生产时，则必须签订正式合同，合同形式应是书面的。 4.3.2合同签定后，销售部负责把相关的文件和信息及时传递到相关部门，作为采购、生产、检验和交付等的依据。 4.3.3销售部应经常对合同的执行情况进行监督检查，发现问题或偏离计划时应同相关部门协调解决，必要时按《纠正和预防措施控制程序》采取相应措施，并根据需要及时将信息与顾客沟通。 4.4产品要求的变更 当产品要求由于某种原因需要变更时，公司或顾客应有书面文件，须双方同意后，对相应的文件（合同、口头合同记录等）进行修改，并通知各相关部门，必要时，对变更的内容需重新评审。 4.5产品生产前，生产过程及交付后的沟通。 4.5.1销售部负责与顾客沟通，运用各种渠道（走访、座谈、问卷等）解答顾客的咨询并予以记录。 4.5.2在合同执行过程中，销售部应随时与顾客沟通，根据顾客的需要可将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，确保与顾客要求（包括变更情况）协调一致。 4.5.3产品交付后，销售部要收集顾客的反馈信息，妥善处理顾客抱怨，以取得顾客的持续满意，具体执行《生产和服务控制程序》的有关规定。 4.6销售合同应建立“合同台帐” 4.7相关记录的保存按《记录控制程序》规定执行。 5相关文件 5.1《纠正和预防措施控制程序》 5.2《文件控制程序》 5.3《记录控制程序》 5.4.《生产和服务控制程序》 6质量记录 6.1.合同台帐 6.