万科61G01物业管理前期准备工作程序修改.docVIP

深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY6.1—G01 名称 物业管理前期准备程序 版本 A/0 第 PAGE 1页共 NUMPAGES 5页 编制 吴耀平 更改 何春浓 审核 批准 吴全宏 生效期 2002年11月15日 1．目的 规范物业管理前期准备工作,为入伙做好充分准备。 2．范围 适用于公司待接管物业项目。 3．职责 部门/岗位 工作内容 分管总经理助理 物业管理前期准备的组织工作 房产后勤管理部 相关后勤工作 总经理办公室 物业管理合同的评审，标识制作 人力资源部 组织机构、人员编制确定、人员招聘及入职培训工作 财务管理部 各类收费项目及标准的核定 品质管理部 相关规章制度及入伙资料的审核 工程技术部 期介入移交手续的办理 管理处经理 各项工作的筹备和实施 4．方法和过程控制 4.1管理处成立前准备工作由公司各职能部门负责，管理处成立后准备工作由管理处经理负责，公司各职能部门配合。 4.2前期准备工作内容：管理机构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、入伙工作策划、房屋的接管验收。 4.31房产后勤管理部前期准备工作 4.3.1负责与新建管理处对已经接管的环境、安全、设备维护等工作的移交。 4.3.2负责新建管理处办公用品及办公设备的审核。 4.3.3负责新建管理处交通运输工具的调配工作。 4.3.4负责管理处员工工作服的订制。 4.4工程技术部负责向管理处移交前期介入相关资料，保证前期介入资料的完整性。 4.5总经理办公室前期准备工作 4.5.1负责新项目委托管理合同的评审，报总经理签定订。 4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。 4.5.3 4.2.2负责新建管理处员工工作服的订制。 负责新项目建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。 4.5.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。 4.6人力资源部前期准备工作 4.6.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。 4.6.2根据《物业管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。 4.6.3负责新建管理处人员的招聘，入职培训及考核。、确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。入职培训及考核。 4.7财务管理部前期准备工作 4.7.1 制定物业管理处开办费计划,包括：办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算开支。 4.7.负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经总经理审批后纳入委托管理合同。 2负责新项目各项服务收费标准的审定。 4.7.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。 4.7.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。 4.7.5负责监督新建管理处的物资采购工作。 4.8品质管理部前期准备工作 4.8.1负责质量体系文件的发放及文件与入伙工作办理程序的培训。 4.8.2及协助编写相关作业指导文件。 4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。协助指导管理处分类建立物业管理档案资料。 4.8.3负责审核各项相关规章制度、作业指导文件及及入伙资料。 4.8.4负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购申请。4.5.6协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。 4.9新建管理处经理前期准备工作 4.9.1确定各类管理用房和商业用房及装修标准。 4.9.2负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报品质管理部审核，报分管总经理助理审批。 4.9.3负责内部管理运作相关工作： A．编制管理处组织结构、各岗位职责说明书，报人力资源部审核、分管总经理助理审批。 B．物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括： a.办公用品：家私、各类文具等。 b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。 c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。 d.网络设备：电脑等。 e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。 f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。 g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。 C．根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。 D．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。 4.9.3负责对外公共关系的建立及有关证照办理： 与政府有关部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电