09外贸控制程序.doc

文件编号：QE/MS0209-2009 宁波梦神床垫机械有限企业 外贸控制程序 （依照ISO9001:2008 GB/T24001-2004idtISO14001:2004） 版次/订正号：A/0 实行日期：2009年3月1日 文件种类：程序言件1 文件编号：QE/MS0209-2009 编制：虞金娜审查：陈鸣赞同：余霆 使用部门或岗位：总经理、外贸部 文件改正记录 编 改正 修 审 批 改正原由及内容概要 改 核 准 号 修他日期 状态 人 人 人 文件种类：程序言件2 文件编号：QE/MS0209-2009 目的 增强与顾客的贸易信息交流，以获得最正确的贸易额及收益同时知足顾客需求，以 实现顾客满意。 范围 企业外贸部门在贸易过程中与顾客为达成贸易而进行的全部接触活动。 职责 3.1业务员负责与顾客有关签约前后的细节的交流。 3.2跟单员负责对客户所订产品的交货进行追踪，即进行生产追踪。 3.3单证员负责报关资料，单证的办理与保留，以促外贸报关、核销事宜顺利达成。 3.4业务员在部门经理（或总经理）的指导下负责办理有关的顾客投诉。 程序 4.1客户信息采集 外贸部经过参加家具展会、接收客户的邮件、电话等方式采集客户的信息。 4.2客户要求评审 询盘：又称询价，是指交易的一方欲购置或售出某种商品,向对方咨询买卖该 种商品的各项交易条件(如商品的质量、规格、价钱、装运等) 发盘：向对方提出有关的交易条件，并表示愿按这些条件达成一笔交易，这类 文件种类：程序言件3 文件编号：QE/MS0209-2009 意思表示的行为称作发盘。能够经过电话、传真、邮件加以确认。 还盘：在接到发盘后，不可以完整赞同发盘的内容，为了进一步协商交易，对发 盘提出改正建议，用口头或书面形式表示出来， 接受：接到发盘或还盘后，以电话或邮件形式确认能否赞同。 波及询盘、发盘、还盘、接受等客户要求评审过程的有关记录应赐予保留。 4.3合同签署 交托条款：在FOB价钱基础上，付款方式以TT为主，有时L/CATSIGHT。 财务存案：合同，需经两方署名；PI，无对方署名的，随付邮件内容存案。 执行合同：依照合同列项一一比较执行。 4.4跟单作业 录入客户订单：进入ERP，系统性输入订单。 确认商标唛头：整理客户的DESIGN或IDEA，交于企划部出成效样，经客户确 认生产。 联系货代定仓： 联系客人指定货代； 联系货代，见告客人价钱予以确认。 通知库房、安排出货：确认船期后，通知生产、库房装箱时间。 4.5单证办理，由单证员负责办理以下事务 负责到外管局申领核销单。 执行销货单录入作业。 应实时整理报关资料，应包含以下资料： 出口货物报关单 商业发票、装箱单 合同 代理报关受权拜托协议 产地证等 联系货代报关。 准备有关单证用于客户清关，应供给以下资料：商业发票、装箱单、产地证、 正本提单（电放单）。 整理有关核销单证，应供给以下资料： 文件种类：程序言件4 文件编号：QE/MS0209-2009 银行出具的收汇核销专用联 外管局的出口收汇核销单 商业发票 出口收报告关单证明联 核销报告表 出口收汇核销。 4.6每个月10号以前达成报表生成工作 录入结帐单、审查、调整收款单，最后生成财务报表。 整理、打印财务报表、销售报表。 达成报表打印，交有关部门领导审查署名后呈交（副）总经理审查。 5．有关工作流程图 5.1业务职工作流程 文件种类：程序言件5 文件编号：QE/MS0209-2009 客户信息采集整理 询盘发盘还盘接受 签订出口合同 付款方式 后TTL/C 信誉证有问 审证题要求改正 前TT 入口商 开证行 收到对方 电汇款 通知行 发出信誉证改正通知书 拿到有效的信誉证交财务存案 执行合同 文件种类：程序言件6 文件编号：QE/MS0209-2009 5.2跟单职工作流程 将定单（合同）下至生产部 录入客户定单确立商标唛头拜托货运代理货运 通知库房,安排装运 文件种类：程序言件7 文件编号：QE/MS0209-2009 5.3单证职工作流程 整理装运数据 外管局 缮制单证录入销货单 领拿出口收汇核销单 1出. 口货物报关单 2商. 业发票 报关 3装. 箱单 4合. 同 从货运代理B/L获得 5代. 理报关受权拜托协议 6产. 地证等 给客M户B/L 后TT 收款方式 前TT L/C 银行收到电,汇款 将单证寄给给客户清关 通知进行下步办理 依据信誉证要 求供给单证给议付行 将商业,发汇票核外 客户汇款 销单交银行结汇 议付行汇款 将商业,发汇票核外 将商业,发箱票装,单 销单交银行结汇 提单等单证寄客户清关 准备核销单证 1银.行出具的出口收汇核销专用联 2外.管局出口收汇核销单 3出.口收报告关单证明联 4商.业发票 出口收汇核销 5核.销报告表 文件