办公室会议管理制度.doc

XXX市XXX有限公司 安全生产标准化文件 办公室会议管理制度 第1章 会议管理制度 第1条 为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。 第2条 本制度适用于公司召开的各种会议。 第2章 会议组织 第3条 公司级会议，指公司员工大会，全公司技术人员及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。 第4条 专业会议，指技术、业务综合会，由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。 第5条 各部门、支部、车间召开的工作会议，由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。 第6条 班组会由各班组长决定并主持召开。 第7条 上级或外单位在工厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)，一律由公司统一安排，相关部门协助做好会务工作。 第3章 会议管理 第8条 会议准备。 1.明确参加人员。 (1)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。 (2)对会议中心议题有专门知识和经验的人。 (3)与会后行动直接相关的人。 (4)有能力或权力参与会议决议讨论的人。 (5)议论问题的会议人数一般不要超过20人。 (6)无关人员不参加。 2.选择开会地点。 (1)选择与会人员集中，且最近的地点召开会议。 (2)会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于优化会议效果。 (3)坐位空间适宜。 (4)便于停车、进山、疏散。 3.安排会议时间。 (1)会前调查，保证与会人员能集中精力开会的时间段。 (2)与会的最关键人员的最佳开会时间。 (3)力求开短会，但又能确保效果最好。 (4)把握开会时机:时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间:需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，以留足够时间让大家准备。 4.会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长及需要发言的人员和内容、要求等。 (1)重点、重要议题安排在会议前一时间段。 (2)明确或控制会议中各议题的时长，不要失控或自流。 (3)控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。 (4)保证与会者有备而来。 (5)注意引导、归纳、提升会议议题。 (6)需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。 (7)连续2~3小时以的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。 5.会场布置。包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等(1)会场空间安排应便于进出、流动。 (2)座位安排要有利于主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录、阅读。 3)会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。 (4)会场一般应设“禁止抽烟”“请匆大声喧哗”等警示牌。 6.会议通知。 (1)通知的拟定和要素。参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。 (2)通知书写要求。文字明白、清楚，力求不发生误解，全面、周到，不要漏项。用电话或其他形式通知要写出通知底稿，照稿通知。 (3)无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。 (4)重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知和正式通知两步骤进行。 (5)书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通知一定要保证接到通知后留有准备时间。 (6)重要会议预先通知后，一-定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。 (7)对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。 第9条 会中管理 1.人员签到。 (1)会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。 (2)会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到及实到人数，未到人员情况，然后交大会主持人。 2.会场服务。 (1)引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人和主席台就座人员的座次、位置。 (2)分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可于会场提前认领签收。 (3)内外联系、传递信息。对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等的接待陪同等事项。 (4)维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添加茶水。 (5)处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项。 (6)其他服务。对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。时间长的应准备茶水。 (7)需提供食宿的，应有专人负责管理。 3.会议记录。 会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等。重点