房地产档案管理与案卷格式规范.pptx

 房地产档案管理与案卷格式规范 主讲：王燕英;房地产档案管理与案卷格式规范; 一、概述 档案的概念 是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 房地产档案的概念 房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件记录。; 一、概述 我公司档案文件的概念 我是这样理解的：是我们磁商公司在日常各种经营业务过程中形成的，能够反映我们经济活动的全貌，具有查考、利用价值的、应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的记录。; 二、公司现有档案文件的分类; ;会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。 会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿册。 财务报告：是总括和反映机关、企事业单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的报告性文件。 ;2、文书档案的定义 文书档案的责任部门是公司行政人事部。 其大概可以分成二大类 （1）组织类 主要是关于公司成立公司章程，股东决议，董事会决定和公司重大决策、方针等方面的文字记录。 （2）行政类 主要是行政日常工作中形成的各类文书，包括上级单位文书和本公司制定的文书，会议纪要、公司各项规章制度和后勤管理工作中形成的各种记录。 （3）财务预算、计划、制度等文件材料，不属会计档案归档范围，应当归文书档案管理。;3、人事档案的定义 是指 人事招聘、管理、聘用、升职、调薪、任免等方面的重要人事信息。包括在职人员人事信息和非在职人员人事信息。;4、经营??理类档案 （1）项目工程档案 （土建、水电、装饰工程等） 相关责任部门：工程部 项目工程档案的定义：建设过程中形成的具有归档保存价值的工程资料。 参考和指导文件： JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规范》 DA/T28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 《福建省重点建设项目档案验收实施细则》 ;3、经营管理类档案 （2）销售类档案 相关责任部门：销售部 销售类定义：销售部在销售公司开发的产品过程中形成的重要历史纪录。 ;3、经营管理类档案 （3）物业管理类档案 相关责任部门：物业管理部 销售类定义：物业管理部在公司产品完工后，对业主或者客户进行物业管理过程中形成的关于工程保修、维修、投诉管理等方面的各种纪录。 ;3、经营管理类档案 （4）成本计算：包括成本预算和成本结算，责任部门是项目预算部； （5）招商工程 （租赁等） ;  三、归档范围;会计档案归档范围及保管期限 ;  1、会计档案归档范围;  2、文书档案的归档范围; ; ; ;  4、人事档案的归档范围;  5、实物、声像档案的归档范围;  四、案卷整理的几个表格;会计档案的案卷目录;会计档案卷内文件目录;会计档案卷内备考表;  （2）文书档案卷案卷目录格式;  （2）文书档案案卷目录格式;  （2）文书档案卷内备考表格式; （3）项目工程档案案卷目录格式;  （3）项目工程档案卷卷内目录格式;  （3）项目工程档案备考表;3、关于卷内备考表填写; （2）备考表的填写;  五、档案的保管与移交（按照公司档案管理制度执行）;1、文件资料移交 （1）工程资料每季度向行政人事部档案室移交 （2）工程项目竣工档案备案后15天内，向行政人事部档案室移交。 （3）工程承包合同原件由档案室保管。 （4）图纸设计资料（包括电子文档），工程部应在收到资料的第一时间向档案室移交，经档案专员登记复印，交复印件给工程部；审图中心批准的图纸原件，竣工图原件一律由档案室保管，各部门原则使用图纸复印件，原件借阅按照档案管理制度执行； （5）营销部对外签署的广告、策划合同，签署完毕，于每月初向档案室移交。 （6）销售合同在签署完毕的第一时间移交档案室，并永久保存。 ;1、文件资料移交 ;2、文件资料保管 归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门按二级档案管理指定专人保管。 各部门形成的文件材料原则上由本部门负责