会务接待流程.docx

会务接待流程 一、会务工作总体思路 （ 一 ） 任务分解 : 将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （ 二 ） 责任到人 : 每项任务均有专人负责。 （ 三 ） 周密计划 : 每项任务均须制订周密的工作计划。 （ 四 ） 逐项落实 : 计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 （ 一 ） 成立会务组 会务组组长 : 总体负责。 文秘材料小组 :会议邀请函、会务指南、宣传材料准备。 后勤保障小组 :负责会议的会场、餐饮、住宿 （烟、酒水、饮料、水果等 ）、 旅游等后勤保障事宜。 备注: 任务分解后形成《会务接待方案》。 （ 二 ） 明确会议概况 1. 全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容 : 会议主题 级别与规模 参会人员 （ 与会人员的姓名、单位、职务 ） 会期与日程安排 （ 会议日期、天数、议程、活动安排等 ） 注: 日程安排形成会务指南。 会议经费申批 : 根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签报领导 批准。 （ 三 ） 下发会议通知、登记代表名单 责任人 : 文秘材料小组。 责任: 在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他 形式通知各参会单位。通知内容应包括 : 会议主题 参会人员 会期安排 会议地点与联系电话 会务组联系人与联系电话 报到日期 有关事项 ( 如要求自带有关材料、物品等 ) 会议回执 ( 附表 2) 会址交通导引 落实: 会议通知以传真 ( 可包括电子邮件 ) 、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代 表登记表》 (附表 3) ，制作会议名册。登记内容应包括 : 单位 姓名 职务 性别 民族 到达航班与到达时间 是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。( 四 ) 选定会议地点 责任人:后勤保障小组。 责任: 联系几家宾馆 (先前最好有一些基本了解 ) ，实地考察、比较。应调查 的项目包括 : 价格( 客房、会场及其他服务项目的价位 ) 设施( 客房、会议室、休闲设施、环境等 ) 房间有无网线、是否含早餐 服务( 办会经验、餐饮质量、服务态度等 ) 交通(便利与否 ) 当期有无接待能力 落实: 综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作 : 与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 根据会议预算在财务借款( 五 ) 准备会议材料、用品 责任人:两组分工协作。 材料内容 : 会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外， 还应包括 : 会议代表名单 (附房间号 ) 日程安排，各项活动地点及注意事项等 会议用品 : 会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括 : 会场条幅(或现场 LED 显示器) 会议代表证 与会领导桌签 文件袋、笔记本、笔 录音笔、照相机、摄像机 便携机、打印机及纸张、投影仪 (根据需要 ) 花卉、水果及方便食品 ( 可由宾馆准备，或自行购置、分发 ) 药箱(备常用药品 ) 现场安全帽的准备( 六 ) 餐饮安排 责任人:后勤保障小组。 责任: 与酒店紧密协调，尽早落实以下工作 : 吃饭人数 包间预定 烟、酒水准备 饭后车辆安排( 七 ) 会场安排 责任人:后勤保障小组。 责任: 与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作 会议室 领导临时休息室 各次分会的会场布局，包括 : 大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音 响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪 ( 八 ) 文体活动安排 会后去周边旅游景点应按实际时间安排。( 九 ) 房间安排 责任人:后勤保障小组。 责任 : 在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括 : 房间内水果、烟、矿泉水摆放。 、会中服务 ( 一 ) 接站 ( 二 ) 签到 在正式报到前日，应完成以下工作 : 将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆 统一领取代表房间钥匙 花卉、水果等分发到各房间 签到工作包括以下环节 : 在宾馆门厅悬挂欢迎条幅 ( 或设置欢迎引领标牌 ) 在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到 确认返程日期及订票 四、会后收尾( 一 ) 退房、送站 ( 二 ) 纪念品的发放