商务信访写作中的技巧选择.docx

商务信访写作中的技巧选择 在繁忙的商业活动中，商业活动人士通常必须通过各种方式进行商业交流。商业沟通是一种常见的沟通形式。它是一种以书面形式进行的商务对话,是简便易行的交际文书,也是商务活动的重要组成部分,主要用于企业的业务推广、双方之间洽谈生意、彼此交流信息等。但是,在频繁的商务交流中,我们经常会见到有些商务信函写作缺乏策略,表达生硬,达不到预期的效果,失去了信函的价值和作用。下面笔者仅就商务信函写作中的一些技巧和要领,略谈己见。 一、 力量完成复写的特殊规定 商务信函是商务往来中的业务书信,在从事经济交往中它不但能起到媒介的作用,而且具有一定的法律意义。信函内容写得好,则有助于拓展业务,取得贸易上的成功。反之,则会造成经济交往的失败。信函起笔之前,写作者的心中一定要明确此信函的目的指向,就好比我们做任何事情都有一定的目的性,目的不明,就容易走弯路,甚至失败。可以说每一份商务信函的写作都是“事出有因”,或者想要建立贸易关系,或者宣传、推销企业产品,或者进行交流磋商,是否成功,关键在于写作者能否通过信函的恰当形式,表达自己所希望获得的结果。由于商务信函写作时目的指向不同,其写作形式与手法也有所差别。因此,写作者明确写作目的以后,一定要了解不同种类信函的交际功能,选择恰当的表达方式,以实现此类信函写作的最佳效果。下面以两种不同写作目的的信函为例,进行解析说明。 例1正文: ×月×日有关建议担任××制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟,不能应允该安排,深表歉意。然而,本公司乐意与贵公司先试行合作,为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力,贵公司宜对上述货品做市场调查,研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单,敬希查照。专此候复。 这份商函的目的很明确,就是否定或拒绝对方的建议或要求。在商务活动中,如果你传递的是读者不希望得到的信息,应特别注意语言的运用和信函内容布局的技巧。例1信函中,为了缓和不好的消息所带来的直接影响,作者先在开头表示感谢,然后再解释否定的原因与内容,接着提出今后合作的建议。这样的表达即照顾了对方的感受,又避免了尴尬。最后附上报价单表示对对方的尊重和重视。 例2正文: ×月××日建议担任为××××之独家代理来信已经收悉。过去双方合作皆互利互助,能获贵公司的眷顾做我公司于××的独家代理,殊感荣幸。据知贵公司两服务技师曾到我公司××工厂受训。相信贵公司在取得代理权之后,仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草案,请查实各项条款,惠复是盼。 这是一份接受对方建议的商业信函。如果信中多为正面信息,为了维护双方友好合作关系,写作者应采取积极肯定的态度。例文2的作者表现的态度热情友好,并在报好消息的同时提出建议和希望,让对方在高兴之余很容易接受。这类信函写作用直接表现手法的较多。 有很多写作者非常明白自己写信的目的,但是写出来的信函总是达不到预想的效果,甚至自己都不满意。这就需要平时认真研究各种商务信函的性质、特点、写作模式,掌握写作内容和结构上的要求。还要多进行写作实践,提高自己的语言运用能力。 此外,除使用规范的体例格式,应根据写作目的需要有所变化。商务信函文体有相对固定的结构,各类信函都有大致相同或相似的布局和写法,是被人们认同的标准形式或使人可以仿照的标准样式,但商务交往是复杂多变的,我们应当在具体的情境下,选择适当的内容、体式、用语和技巧,以达到最佳表现效果。 二、 注意做好商务复验设计的作用 商务信函的根本目的在于推销(产品、服务或企业形象)。因此,在写作商务信函时,首先要了解阅读对象,替读者着想,在字里行间充分体现对读者利益的维护。因为读者常常会将获得的信息与自身利益相联系,所以写作的目的能否实现,信函成功与否,关键取决于商务信函中所传达的信息是否有用。只有了解了读者的背景、愿望和兴趣,才能真正抓住他们的需求,然后再把己方的思想清晰、准确地传达给他们,使其产生情感上的认同和理解,商务信函的任务才可能完成。我们看下面一例: 我们很高兴在此信中向贵方介绍我国商品检验方面的情况。 我国商品检验局是独立的检验机构,凡国家规定检验的进出口商品以及合同规定检验的商品,都由商品检验局检验并出具证书。海关监管凭商检合格证书验放。商品检验局还接受对买方、卖方、运输和保险部门申请的公证鉴定工作,如重量鉴定,残损鉴定,船舱检验,监督装卸,货载衡量,产地、价值、包装证明,签封样品等,并出具证明。 为确保买卖双方利益,对出口商品允许买方在合同规定期限内复验。如发现质量、数量上有问题,买方可凭第三者检验机构的证明向我出口公司提出异议。 我国商品检验局与国外检验机构已逐步建立相互委托的业务关系。此间商品检验局可以接受国外检验机构或对外贸易关系人的委托,办理在我国的检验工作,也可委托国外检验机构为我们