文件连续体理论与文件生命周期理论比较研究.docx

文件连续体理论与文件生命周期理论比较研究 意识形态是理论的核心。在这项工作中，我们比较了这两种理论的原则和内容，以加深对文件生命周期理论和文件连续理论之间关系的理解。 一、 文件生命周期理论的基本原则 理论原则是理论思想的经络, 对基本原则的条分缕析, 有利于从整体的高度把握文件生命周期理论和文件连续体理论的比较研究。 在研究文件连续体理论时, 澳大利亚档案学者阿普奥德和苏·麦克米希都对文件连续体理论基本原则进行了阐述, 它是文件连续体理论的构架。 概括来说, 文件连续体模式的基本原则体现在以下几个方面(1): 首先, 文件概念包含具有可持续价值 (档案) 的文件, 可持续价值强调文件对事务处理、凭证和记忆的作用, 这一价值观念统一了文件档案化及其保管的方法, 不管文件是保存一刹那还是一千年。 文件连续体理论对于文件概念的发挥改变了传统对于文件、档案关系的理解, 把文件的凭证价值属性和历史属性统一在一起, 认为文件从产生的那一刻开始就同时具有了多重价值, 文件可以处于不同的价值实现时空, 因而, 这就从根本上否定了利用文件价值的变化线性划分运动阶段的思路。 其次, 不管文件是以纸质还是电子形式存在, 应该强调文件的逻辑联系而不是其物理存在形式。 所谓的文件的物理形式主要指文件信息在载体上的存放形式, 逻辑形式主要指信息本身的结构如文字的排列、章节的结构等。对于纸质文件而言, 文件的物理结构和逻辑结构是统一的, 而电子文件的物理结构和逻辑结构是相分离的。电子文件需要利用逻辑结构来解读文件, 并在其物理结构改变时, 维护电子文件本身的真实性、完整性和有效性。 再次, 文件管理业务要制度化, 特别需要强调将文件管理活动纳入社会事务及社会活动过程和目的当中。 文件管理从产生开始就逐步走向制度化、专业化, 如何更好地构建管理制度是我们面临的一个重要话题。特里·库克在论述后保管主义时认为文件管理的焦点将从“分析个别文件的性质和特征转向更好的了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程”(2)上来。因此, 文件管理活动要逐渐融入社会事务和社会活动中来, 把文件管理作为社会事务的一部分, 而不是外在于社会活动。文件连续体模式强调文件管理是社会事务的一个重要组成部分, 并把文件管理者和档案工作者统一在“文件保管专业人员”的概念之下进行定位:其一, 在保证社会价值、民主方面所起的巨大作用以及它在社会文化发展中扮演的重要角色;其二, 是文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者。 最后, 档案学是关于文件管理知识组织的根基。 研究文件连续体理论的学者认为, 档案学已经形成了对于文件、档案管理的成熟而又具有特色的理论, 例如, 来源原则、鉴定理论等, 这些理论对于文件管理具有很强的指导和借鉴意义, 现在与未来的文件管理还是要以此为基础, 作进一步的发展。 总而言之, 文件连续体理论基本是建立在对传统文件、档案概念挑战基础上的, 拒绝继续承认文件管理和档案管理的界限, 认为文件、档案工作者都应是文件专业保管人员, 主张文件的连续管理、全程管理、前端控制, 并注重文件元数据的提取与运用。同时, 文件连续体理论还十分强调管理责任上的连续, 以及文件管理领域各种角色之间的相互合作。可以说, 文件连续体理论关注于文件管理的动态过程, 强调文件跨越时空上的利用和保管, 这是一个思想突破。 依据文件连续体理论的基本原则, 文件生命周期理论的基本原则相应地可以概括为以下几个方面: 第一, 文件生命周期理论注重文件运动中文件价值的变化, 并要求“就近保管”。 文件价值的研究是文件生命周期最重要的特征, 文件管理阶段的划分就是依据文件价值的变化。文件的价值可以表现在两个方面, 一是文件对于文件形成机构的第一价值;另一是文件对社会的第二价值。文件形成以后, 在相当长时期内, 文件的第一价值占主要地位, 社会上其他机构对文件的需求并不突出, 因此, 文件的第二价值影响较小。随着时间的推移, 文件的价值也开始逐渐变化:第一价值逐渐减弱, 第二价值则慢慢占据主要位置, 文件的作用也随之多元化, 体现了价值扩展的特征。 文件“就近保管”原则是曼纽尔·巴斯克斯教授提出的。他认为文件要根据其价值表现, 保存在其利用者最近的地方, 如第一价值为主时, 文件应保存在机关办公室;第一价值与第二价值交替变化时, 暂存于文件中心;第二价值占主导时, 则应保存在“专司借阅的公共柜台”。(3)这是文件管理中实现价值的基本信条。 第二, 文件生命周期理论强调文件的实体控制和智能控制。 文件生命周期理论产生于传统的档案工作环境下, 它面对的工作对象主要是纸质文件, 其物理结构和逻辑结构两位一体、密不可分。因此, 文件的物理实体成为它关注的主要对象。通过实体控制, “使