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项目部备用金管理制度
为了加强公司备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,明确借款审批、支用、核销规定,特制定本制度。
一、备用金的管理
1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。
2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用和____,一经发现将严肃处理,如若丢失,由本人承担。
3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4.备用金借款要一事一单,以保证专款专用,不允许一款多用或多比备用金交叉使用。
5.备用金采用双重管理模式,财务部门负责全公司备用金的管理,各部门负责本部门备用金的管理。
6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账,情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围
备用金使用的范围。
①因公出差所需的费用。
②办公用品等零星的购置。
③因公需要的财务费用(年检、审计报告等)④领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出,部门可使用备用金支付,不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续
1.工作人员和部门需借用备用金时,借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经分管领导签字同意,财务负责人签字,王总批准后,方可到财务办1
理借款手续。
2.备用金借支原则上由借支人亲自办理,由于特殊原因由非借支
人本人的其他员工代为办理的,须由借支人本人在备用金申请单上亲
自签名,否则视同代办人的备用金,由此产生的一切责任由代办人负
责。
3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续,
出差人员应在回来后三天内报销,一笔备用金未使用完,要及时到财
务部报账冲销,不能挪作他用,否则不予报销。
4.借款人办理报销手续时,财务人员应查____销人员原借款金
额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金
额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
5.原则上谁借支谁报销,借支人因故不能亲自报账而委托他人代
办的,财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人____)账,金额(大
写)”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的,责任由借支人
负责。
6.对于已核销的备用金,出纳应开具相应金额的收据,注____
销金额及收付款金额,一式三联,借款人应妥善保存,以备查询,如
临时借用的备用金财务未入账的,报销时应把借支人的借据原件还给
借支人。报销还款时,借支人要主动索要收据或者原借据,否则由此
所产生的责任和错误以实际证据为准,承担相应责任。
____公司员工调离、辞退或辞职时,必须到财务部门办理备用金清
理手续。凡未办理备用金清理手续的员工,公司将不予办理有关手续。
四、拖欠备用金的处罚措施
1.备用金借款到期不还,如有特殊情况无法到期结清的,应由
借支人提出书面申请,说明不能按时归还的原因,由借款人所在部门
负责人签字后,报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的,直接
分月从借支人工资中扣除,直到扣完为止。
2.恶意拖欠备用金而不予偿还的,公司将通过司法部门解决。
借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度
第一章:流程
一、现金借支流程:
1、借支人填写《借款申请单》,注明借款时间、事由,采购部门需
附经过审核的物品申购单。
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总审核签字、王总审批,王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、财务出纳支付现金。
1、外地汇款参照上述条款,由财务人员进行汇款。
1、王总委托借款,由财务经理与王总电话落实后办理借款手续,事
后王总补签手续。
二、支票借支流程:
1、借支人填写《借款申请单》
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总或王总审批,王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》,并由使用人签
字后领取
第二章:制度
1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。
2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符,
3、不准个人借用公款。
4、不准公款私存。
5、当借款人需大量使用现金或汇票时,(超过____万含____万元)需提
前壹天通知财务部经理,以便做好资金使用计划。
6、采购员借款应在当天办理报销,如当天来不及应在第二天办理,
不得拖延。
7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。
8、借款不按时报销者不予办理新的借款。
9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部
有权退回。
10、报销单据与报销事由不符者,应由经手人另行书写报销事由说
明。
11、公司各项报销须由经手人签字,部门经理审核签字,财务经理
审核签字,最后由王总签字
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