物业档案室管理制度.pdf

Word 物业档案室管理制度 s物业档案室管理规定 档案室管理规定 一、归档制度 1、归档范围 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、 图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘, 光盘等材料。 2、归档要求 归档文件应原件(特殊状况下可用复印件代替),要完好、精确、 系统、各种签证手续完备,字迹清楚。 3、归档时间:输完毕后,应马上归档。 4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。 5、文件材料的归档,必需办理移交手续,由档案室填写一式二份 归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以 备查考。 二、保管制度 1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学 分类、立卷和编目、编号。 2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应根据类别和保管单 位的次序,自左向右,自上而下地排列。 3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。 第 1 页 Word 4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害 生物等防护措施。 5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏 度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。 6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须 尽快归还。归还档案应放原处。 7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档 案破损或遗失现象,可视状况分别对管理人员处以批判、罚款、直至 辞退处理。 三、档案借阅、复印程序 提出申请--有关领导批准--档案室办理手续--使用档案-- 归还档案室 详细要求: 1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续; 2、要爱惜档案,::不得丢失; 3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案; 4、借阅、复印人不得将档案随便传看,携带外出(除工作外), 以防丢失、泄密; 5、办理完毕,应马上归还,如有过失,应追究当事者责任; 6、调离本公司的员工,必需将所借档案材料还清后,方可办理调 离手续。 第 2 页 Word 第 3 页