供方管理制度.pdf

Word 供方管理制度 某物业公司供方掌握管理作业指导书 物业公司供方掌握管理作业指导书 1.0 目的 通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效掌握,确保公司 为顾客所供应的服务 符合法律法规和相关的要求,为顾客供应满足的服务。 2.0适用范围 适用于对本公司全部供方的掌握。 3.0定义 供方:供应产品(包括服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或 个人。 4.0职责 4.1总经理负责对供方评价、物资申购单和选购合同的审批。 4.2行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服 务供方的选择、评价、环境/平安要求的掌握工作,并负责公司所需物 资的选购实施工作。 4.3各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、 评价、环境/平安要求的掌握,并对供方的服务质量进行监控。 5.0 内容 5.1合格供方应具备的条件(不限于以下条件) 1)应具有合法经营资格; 第 1 页 Word 2)有从事过类似工作的优良业绩; 3)有良好的信誉; 4)有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书; 5)价格合理; 6)供应的产品(包括服务)符合环境和职业健康平安相关的法律 法规要求和本公司的要求。 5.2各类供方的评价与选择 5.2.1服务供方 按照合格供方应具备的条件,相关部门自行组织对其职责权限 内的服务供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关证明 资料,报总经理审批。若该次服务不需签定合同,相关部门可依据服务 标准的要求来选择供方,不需另填 《供方评价记录》, 5.2.2物资供方 按照合格供方应具备的条件,由行政办公室组织对长期的物资 供方进行评价,并填写 《供方评价记录》,必要时附相关证明资料,报 总经理审批。对于零星的单次小批量选购可由行政办公室根据选购信 息的要求并结合合格供方的要求进行选购,不需另填《供方评价记录》。 5.2.3对于政府相关部门指定的单位可不进行供方评价。对于 其它服务与物资的供方评价时还应尽可能从以下方面进行考虑来选 择供方: (1)各类管理体系是否健全,平安措施是否落实; (2)要求其承诺遵守相关的法律法规及本公司的hse方面的要 第 2 页 Word 求; (3)要求其供应的产品或服务尽可能符合环保及其职业健康平 安要求并执行之等。 5.2.4经总经理批准的合格供方,各部门负责将其职责范围内的 合格供方登记在 《合格供方登记表》中。 5.3 合格供方资格的定期评价 5.3.1对已选定合格的供方,相关部门每年对长期供方其进行一 次复评(假如是一次性或短期没有一年的不需进行复评),并填写 《保 存或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第5.1条执行 外,重点审查各供方在一年内供应的服务或物资的准时性、合格批次 等综合状况。如服务供方在一年内消失一次严峻不合格或连续三次一 般不合格或累计十次一般不合格服务,选购供方在一年内消失两个批 次不合格供货,相关部门应填写《保存或取消合格供方报告》,经总经 理批准后,更新 《合格供方登记表》。 5.4合格供方档案管理 评价方应对其合格供方建立档案,档案应包括以下材料(不限 于): 1)合法经营资格证明材料(如危急废物处理站相关答应证明); 2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统修理 等) 3)合同; 4) 《供方评价记录》、《选购合同审批表》; 第 3 页 Wor