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批量生成文档3.6
在工作和学习中,经常需要批量发送邀请函、会议通知、信封、录取通知书等,如果一个个地制作,效率很低,而利用WPS文字的“邮件合并”功能可以大大提高效率。批量生成文档需要具备两个条件,一个是要建立邮件、信函或信封等的模板,另一个是要准备一个变化信息的数据源,通过将数据源导入,然后在模板中插入域,最后合并文档来生成批量邮件、信函或者信封等。1.2.2 数制及其转换
批量生成邀请函实战体验步骤1:打开WPS,执行“新建”→“新建文字”命令,在搜索框中输入“开学典礼邀请函”。步骤2:按Enter键或单击“搜索”按钮,主页中显示所有符合搜索要求的邀请函模板,在列表中选择“开学典礼家长会邀请函”模板,如图3-6-1所示。
批量生成邀请函实战体验步骤3:单击“立即使用”按钮,稍后将成功下载所选的模板,并在新建的“文字文稿1”文档中自动显示,如图3-6-2所示。
批量生成邀请函实战体验步骤4:按Ctrl+S组合键,弹出“另存文件”对话框,将文件命名为“开学典礼邀请函”,设置保存位置,并单击“保存”按钮。步骤5:更改邀请函模板中的称谓、地址和时间信息,如图3-6-3所示。
批量生成邀请函实战体验步骤6:将光标定位到邀请函的横线上,切换到“引用”选项卡,单击“邮件”按钮,如图3-6-4所示。
批量生成邀请函实战体验步骤7:打开“邮件合并”选项卡,单击“打开数据源”按钮,弹出“选取数据源”对话框,选择数据源文件“3.6学生信息.xls”,如图3-6-5所示。
批量生成邀请函实战体验步骤8:单击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在对话框中选择名称列中的“学生信息$”选项,如图3-6-6所示。单击“确定”按钮将数据源绑定到当前文档,数据源如图3-6-7所示。
批量生成邀请函实战体验步骤9:将光标放在文本“尊敬的”后面,然后单击“插入合并域”按钮,弹出“插入域”对话框,在“插入”栏中选中“数据库域”单选按钮,如图3-6-8所示。
批量生成邀请函实战体验步骤10:在“域”列表中选中“姓名”选项,单击“插入”按钮将其插入文档中,单击“取消”按钮关闭对话框,结果如图3-6-9所示。步骤11:为了保证准确性,单击“查看合并数据”按钮进行预览,此时邀请函中自动显示学生的姓名。
批量生成邀请函实战体验步骤12:在“邮件合并”选项卡中单击“下一条”按钮,可以查看下一个邀请函。步骤13:在“邮件合并”选项卡中单击“合并到新文档”按钮,弹出“合并到新文档”对话框,如图3-6-10所示。
批量生成邀请函实战体验步骤14:选中“全部”单选按钮,单击“确定”按钮,合并的内容会在一个新的文档中显示出来,如图3-6-11所示。步骤15:单击快速访问工具栏中的“打印”按钮,即可打印邀请函。
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