费用报销及员工借款管理制度.pdf

费用报销及员工借款管理制度 一、总则 （一）为加强公司财务管理，进一步降低非生产性支出，控制费用，规范费用报销 和员工借款，结合本公司实际情况，制定本制度。 （二）本制度适用于 ** 总部各部门及事业部、办事处的全体员工。 （三）本制度所指的费用，指公司为管理和组织经营活动所发生的各项非生产性支 出。根据费用发生的频次，公司将费用分为常规费用及非常规费用。常规费用包括 办公费、差旅费、通讯费、汽车费及市内交通费、房租及物业费、招待费，运费， 其他费用为非常规费用。本制度所指的员工借款，指员工因工作需要办理必要的借 支，如预支差旅费、业务备用金等。 （四）公司严格按照预算控制费用支出，所有费用均需上一级主管审批，各级审核 人员必须加强审核。费用开支应符合“厉行节约、有利工作”的原则；费用发生应 真实，并且取得合法、有效的凭据；费用报销应及时；符合公司管理审批权限和程 序，超出公司审批权限的费用支出，须经公司的上级主管领导审批。 （五）对于 2 个月以上的经营性个人借款，财务部有权将欠款从其工资中扣除。备 用金、周转金、保证金等周转类个人借款不在此列。 （六）当月发票需当月报销，因特殊情况不能在当月报销的，可在发生当月的次月 报销，但最长不得超过两个月。延迟报销，财务部可退回不予报销。 （七）每周二、周四将费用报销单交公司财务部报销，其他时间不予办理报销业务。 紧急支付的费用或借款，可申请特批。 （八）对于非常规费用，在费用发生前必须经过主管领导及公司有核决权限的领导 的审批。 2000 元以上的非常规费用，须进行合同评审并签订合同。 二、费用预算管理规定 （一）每年初，各事业部、办事处、职能部门（以下称各单位）制定费用预算，经 分管副总审核后报财务经理、总经理核准。 （二）各单位须在预算范围内合理开支，财务部严格按照预算进行审核，财务部按 月份及累计的费用金额审批。对超过预算及预算外开支，须提前书面报告给分管副 总、财务经理、总经理审批。 （三）每月 10 日前财务部将上月各单位费用情况抄送各单位。 三、报销流程及各报销环节的职责 （一）报销流程 1、员工报销流程 报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》 上级主管审批 费用会计审核 财务经理审批 总经理 （或其授权人）审批 出纳报销。 2、总经理报销流程 报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》 费用会计审核 财务 经理审批 板块分管领导审核 出纳报销。 （二）报销人的责任： 1、费用的发生要遵守国家法律法规和公司规范流程，并遵循“必要、合理、节约” 原则，进行有效的预算和成本控制。 2、保证费用的真实性，如实申报费用，严禁私费公报。 3、及时获取合法、合规、完整的票据。 4 、费用发生后正确填写费用报销单据，及时报销费用。 5、对于主管及财务人员的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。 6、报销人委托文员或其他员工代办报销手续的，不能免除报销人的责任。 （三）部门负责人的责任 1、事前须对业务事项进行合理有效的控制，确认业务事项的必要性、合理性，对成 本费用进行严格控制。 2、审核费用的真实性，并对所发生费用的经济效用负责。 3、负责并审核报销单据填写的规范性和准确性，对费用受益的部门、产品项目、客 户群、金额等负责。 4 、审核费用报销流程的规范性，附件的完整性。 5、接受单据后及时予以审核。 6、 对财务人员反馈的员工报销问题予以关注。 （四）财务部门的职责 1、审核部门各级审核人签名的有效性。 2、审核单据填写的完整性，规范性。 3、审核费用报销是否符合规范的流程。 4 、审核金额的准确性，所附票据的合法性、合规性、逻辑性、准确性。 5、接受单据后及时予以处理。 6、 对因前端环节造成的单据中的问题，及时进行反馈。 （五）其他审核、审批人员的职责 1、对费用开支的总体合理性、必要性、真实性进行审核。 2、对前面的审核环节进行监督。 3、接受单据后及时予以审核、审批。 4 、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注并处理。 （六）原始票据要求 1、必须是真实、合法、有效、完整的票据。复印件、虚假发票、白条一律不能报销。 发票须是盖有“ XX 税务局发票监制章”和开票单位发票专用章的正式发票，收据