电子邮件沟通技巧.pptx

电子邮件沟通技巧人力资源部 罗艳丽 回复邮件注意事项 电子邮件管理技巧电子邮件功能应用如何写好电子邮件目 录电子邮件沟通特点 第一章 电子邮件沟通特点 内容丰富/信息失真收发 方便信息超载1、邮件的特点费用 低廉传输 快速使用 环保地址 可靠方便 核查 2、不良的邮件沟通过分依赖电子邮件，将会怎样？视频欣赏： 办公室邮件之争 请各小组讨论：1.您看到了什么？2.短片反映了什么？3. 日常工作中有类似的情形吗？4.我们可以做什么？宜与其他沟通方式 一同使用讨 论 1 刻 3、邮件沟通常见心理常见心理这已经不关我的事了害怕被当面拒绝责任归属心理邮件代表成绩自我证明心理自我保护心理害怕被伤害逃避心理 ★正式的报告★需备忘的事项★需监督的事项★需协助的事项★难以口头表达的★信息分享★没有见面条件的4、适用邮件沟通的情形★…… ……MA IL 请各小组讨论：什么样的邮件受欢迎？什么样的邮件不受欢迎？讨 论 2 刻 5、常见的邮件 案例1转发该件的时间为2010-6-241329。] 案例2 只要勤撒网，总会网到鱼滴！案例3 案例4 案例5 常用“密件抄送”(BCC)选项开门不见山段落过长，内容太密集忽视语法和结构邮件内容冗长过分依赖邮件沟通6、邮件沟通八误区 也常忽视 收件人的 感受……主题含糊不清 二、电子邮件功能应用 邮件主要接收对象BCC密送/暗送人接收对象1、收件人、抄送、暗送收件人的监督、协助者非必要发送对象，但需知晓信息的非直接相关者CC抄送人TO收件人 类 型主送抄送寻求跨部门 支 持 类●寻求支持的人●主送者直接上级●本部门直接上级项目通报类●项目组成员●主送者直接上级●项目主要领导工作计划类●计划下达对象●直接上级●间接上级●部门内部经理人2、发送对象的选择 将非重要的一般性的沟通抄送直接或间接经理同一主题的讨论内容反复发给全部收件人、抄送人选择邮件发送对象时应避免：细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员反复路过路过不只是路过 3、回复、转发与邮件设置 功能 Reply to All回复所有人，包括将邮件（含附件)转发给其他用于确认收件者是否阅读过邮件Reply仅回复发件人发件人、抄送人Forward回复全部应用转发回复回执 4、回复、转发对象 关注邮件内容的人 避免“回复全部”思考：群发邮件要不要 回？ 发件人、与邮件内容相关的人 考虑发件人是否同意转发转发回复对象 重要沟通事项，发送邮件后 应电话提醒、确认关键时间 提醒5、沟通确认与反馈重要邮件反馈提醒反 馈确 认 三、如何写好电子邮件 简明扼要信息完整1、标题（主题）主题不明又繁杂的 邮件很可能被误 认为垃圾邮件哦！~判断轻重缓急确定是否回复便于检索归类告知主旨大意明确重要性一目了然 思考：回复或转发的邮件标题应该 怎么写？案例1 礼貌尊重尊称，不要称自己为“X先生”或“X小姐”哦！~上级、长辈尊称头衔称呼：王总、李经理、何教授性别称呼 ：王先生、李小姐、李女士 多人、群体各位、大家、Dear all 统 称 同级、下级亲切称名字、昵称、小X、老X等2、称谓“先生”“小姐”系引起注意尊重礼貌 刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一 本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务 符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新 电脑。我确信作为一个完全能令 人放心的公司，我公司定能被指 派。不管我们在贵公司业务方面 经验有限，曾经为您服务过的人 说我们能胜任此项工作。我是个 非常热请的人，对于与您相会的 可能性，除非另行通知，我在周 一、周二和周五下午不能拜访你 处，这是因为……3、正文 刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们 上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您 满意的。期待您的回音，并期望很快 能和您会面。此致敬礼亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻 找一家公司为贵公司所有部 门安装新电脑。我确信作为 一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不 管我们在贵公司业务方面经 验有限，曾经为您服务过的 人说我们能胜任此项工作。 我是个非常热请的人，对于 与您相会的可能性，除非另 行通知，我在周一、周二和 周五下午不能拜访你处，这 是因为……礼貌说明写信原因表明积极的态度暗示下一步应 采取的行动